Software Asset Management Expert // Blog // TIP VAN DE WEEK: Bespaar kosten op SAP licenties met behulp van gevalideerde informatie

TIP VAN DE WEEK: Bespaar kosten op SAP licenties met behulp van gevalideerde informatie

Elke week delen we een expert TIP met u.
#13: Bespaar kosten op SAP licenties met behulp van gevalideerde informatie 

Er zijn veel nuttige artikelen geschreven over het besparen van kosten op SAP licenties. Maar hoe maak je een snelle start en realiseer je belangrijke quick wins? Dit artikel helpt u snel aan de slag te gaan met het besparen van kosten op SAP licenties door verschillende soorten benodigde informatie te traceren en te valideren. We hebben ze al voor u samengevat:

1. Begrijp wat er is aangeschaft, en welke rechten en beperkingen van toepassing zijn op de aangeschafte SAP licenties

Dit betekent inzicht creëren in alle toepasselijke contracten en gebruiksrechten. Elk bestelformulier en elk ander officieel document moet worden onderzocht en opgeslagen in uw administratie. Naast de officiële documenten kan ook elke andere overeenkomst tussen uw organisatie en SAP, zelfs mondelinge, van toepassing zijn. Wanneer u begint met het inventariseren van alle rechten voor SAP software, merkt u mogelijk dat er hiaten optreden; bestelformulieren of andere officiële documentatie ontbreken en zullen daarom niet leiden tot een nauwkeurig en volledig overzicht van uw rechten en gebruiksrechten. Het voorkomen van hiaten en het opstellen van een nauwkeurig en volledig overzicht op basis van gevalideerde informatie wordt ten zeerste aanbevolen en zal leiden tot betere besluitvorming voor de nabije en verre toekomst.

Met softwaremetrieken, hun definities en de productomvang van het gebruik (welke componenten zijn inbegrepen in de licentie) kunt u bepalen welk product u mag gebruiken en hoe u het gebruik kunt tellen. Een van de belangrijkste elementen is om vooraf (vóór aankoop) te begrijpen wat de exacte meetmethode is. Stel uzelf de volgende vragen:

  • Biedt SAP een meetinstrument (bijvoorbeeld: LAW, LMBI) en kunt u softwaregebruik volgen via deze SAP oplossing?
  • Moet u een ITAM-tool kopen om het gebruik te bepalen?
  • Is handmatige arbeid nodig om het gebruik te bepalen?
  • U hoeft het gebruik niet te meten, omdat de software een technische beperking heeft?

Software installeren en gebruiken lijkt misschien eenvoudig. Maar het is misschien niet zo eenvoudig om de middelen van SAP of een andere software-uitgever te krijgen om softwarelicenties te beheren en het gebruik te meten. Krijg een duidelijk beeld van uw rechten en beperkingen voordat u onderhandelt over de software en deze koopt.

2. Weten wie SAP software gebruikt en hoe

Voor alle SAP licenties is het belangrijk om te weten of gebruiksbeperkingen van toepassing zijn op bestaande entiteiten, locaties, werknemers of zelfs niet-werknemers. Licenties worden vaak gekocht zonder overleg met de collega's die de SAP software daadwerkelijk zullen gebruiken of beheren. Als die mensen er niet bij betrokken zijn, hoe worden ze dan bewust van het gebruik van de software en van welke grenzen er gelden?

Als de software technisch gezien niet beperkt is in het gebruik, wat vaak het geval is, zullen mensen SAP software waarschijnlijk teveel gebruiken door te klikken op functies die feitelijk niet in de licentie zijn opgenomen. Een non-compiance situatie kan dan gemakkelijk optreden. Aangezien software-uitgevers de neiging hebben het hele pakket aan te bieden, laten ze het in principe aan organisaties over om te beslissen welke functies ze activeren.

Een voorbeeld is "indirect gebruik", dat op technisch niveau mogelijk is gemaakt door SAP. Niet-SAP systemen kunnen worden verbonden met SAP systemen, maar validatie van de gevolgen voor uw SAP licenties is noodzakelijk voordat u begint met het verbinden van deze niet-SAP systemen. Bepaal welke niet-SAP systemen kunnen worden aangesloten op een SAP systeem en welk soort transacties gebruikers mogen uitvoeren via een niet-SAP systeem. Zijn dit soort transacties gedekt door een SAP engine licentie? Zo ja, welke meetwaarde is van toepassing (gebruiker, transactie, CPU)? Controleer of aan de gebruikers die verbinding maken met het SAP systeem al een SAP Named User-licentie is toegewezen. Alle gebruikers die toegang hebben tot een SAP systeem hebben minimaal een SAP Named User-licentie nodig, maar dat is misschien niet voldoende. Let ook op indirect gebruik van licenties wanneer u voor uw organisatie naar S4HANA gaat. Welke situatie ook van toepassing is, alle informatie die u van SAP over deze zaken ophaalt, is relevant en moet worden gedocumenteerd om discussies achteraf te voorkomen.

3. Stel vast of en hoe SAP licenties momenteel worden beheerd

We zien vaak dat organisaties licenties beheren op een manier die niet exact overeenkomt met de statistieken en meetmethoden die in het contract worden vermeld. Een eenvoudig voorbeeld is dat sommige bedrijven alleen het aantal gebruikers tellen waarvoor ze een account hebben, terwijl de statistieken van de aangeschafte software "Bedrijfsmedewerker" vermelden en dus gemakkelijk tot hogere verbruikscijfers leiden. Begrijp het contract en hoe het gebruik wordt gemeten, is echter erg belangrijk, het dienovereenkomstig of zelfs nog belangrijker beheren van de beschikbare licenties. Anders is de software mogelijk niet zo voordelig als u denkt.

Laat de ITAM expert u helpen!

Bent u op zoek naar meer quick wins op uw SAP licenties of misschien ook van andere software-uitgevers?

We hebben It Asset Management experts gespecialiseerd in SAP en veel andere software publishers. Zij staan klaar ​​om u te helpen om niet alleen compliance en controle te bereiken, maar ook kostenbesparingen op korte termijn.

 

Neem nu contact met ons op.

| Keywords: Asset Management, Cost savings, IT Asset Management, ITAM, License Management, SAP, Software Asset Management