Software & IT Asset Management Expert // Blog // Waarom bestaande ServiceNow ITSM-klanten ServiceNow SAM Pro zouden moeten gebruiken

Waarom bestaande ServiceNow ITSM-klanten ServiceNow SAM Pro zouden moeten gebruiken

Veel organisaties kopen een Software Asset Management (SAM) tool, maar slagen er niet in om hun SAM doelen te bereiken. Voor een bestaande gebruiker van ServiceNow die SAM wil implementeren of een verbetering in de SAM volwassenheid wil realiseren, zou de implementatie van de ServiceNow SAM Pro-module bovenaan de lijst moeten staan.

De implementatie van SAM Pro profitereert aanzienlijk van de implementatie activiteiten van andere ServiceNow modules én zorgt daarbij voor synergie tussen ServiceNow SAM Pro en eerdere investerningen in andere modules zoals ITSM, ITOM en ITBM. Een perfect voorbeeld van synergie is de herbruikbaarheid van data, waardoor consistentie wordt gecreëerd en tegelijkertijd inspanningen en kosten worden gemaximaliseerd. Het ITAM team kan meeliften op de data discovery door IT Operations Management.

Op deze manier kan een organisatie het aantal “point solutions” verminderen, wat een aanzienlijke impact zal hebben op de Total Cost of Ownership (TCO) voor SAM, door het gebruiken van een “single system of action”.

Realiseer Compliance, Controle en Cost savings door SAM & ITAM op een gestructureerde manier te implementeren, beheren en continu te verbeteren

Om IT Asset Management op een goede en gestructureerde manier te implementeren, beheren en continu te verbeteren, heeft Softline Solutions het House of ITAM® ontwikkeld. Dit is gebaseerd op de ISO / IEC 19770-1 2017 standaard voor IT Asset Management en vormt de basis van de beproefde aanpak die is gebaseerd op jarenlange en SAM ervaring.

De aanpak wordt gevisualiseerd als een huis dat vanaf de grond is opgebouwd, waarbij de volwassenheidsniveaus worden weergegeven als verdiepingen in het huis en de processen als bouwstenen binnen de afzonderlijke verdiepingen. Alles gebouwd op een solide fundering, het standaard ISO/IEC management systeem dat het Plan-Do-Check-Act (PDCA) model gebruikt als basisprincipe en proces voor continue verbetering. De ISO / IEC 19770-1 standaard voor ITAM is ontworpen om organisaties in staat te stellen het ITAM systeem en processen te integreren met gerelateerde ISO systemen zoals:

  • ISO/IEC 20000 voor IT Service Management;
  • ISO/IEC 27001 voor Information Security;
  • ISO 55001 voor Asset Management (niet-IT assets, zoals gebrouwen en auto's, etc.);
  • ISO 73 voor Risk Management.

Door dezelfde structuur en hoofdstukindeling ligt de focus op het beheer van de operationele zaken en niet op de operatie zelf. Het biedt zo de mogelijkheid om makkelijk af te stemmen met andere afdelingen.

Softline Solutions’ House of ITAM®

Aan de rechterkant van het huis zijn de drie belangrijkste doelstellingen weergegeven die organisaties doorgaans willen bereiken met de implementatie en uitvoering van IT Asset Management: Compliance, Controle & Cost savings.

In het midden van het model wordt een overzicht gegeven van de daadwerkelijke operationele IT processen: welke bouwstenen moeten organisaties hebben ingericht om hun doelstellingen te kunnen realiseren?

De linkerkant toont het volwassenheidsmodel: welke bouwstenen moeten worden geïmplementeerd en in welke volgorde, om verder te kunnen groeien van het ene volwassenheidsniveau naar het volgende?

De voordelen van SAM Pro in kaart brengen op de verdiepingen van het Softline Solutions’ House of ITAM®

In de volgende paragrafen zullen we uitweiden over hoe ServiceNow SAM Pro uw organisatie kan helpen groeien door de voordelen van SAM Pro in kaart te brengen op de verdiepingen / volwassenheidsniveaus in het House of ITAM®.

De fundering: Managementprocessen voor ITAM

Het managementsysteem gebruikt het Plan-Do-Check-Act (PDCA) model als basisprincipe en als proces voor continue verbetering van ITAM binnen de organisatie. Softline Solutions heeft 4 manieren geïdentificeerd waarop ServiceNow SAM Pro organisaties kan ondersteunen bij het bouwen van de essentiële fundering van hun House of ITAM®:

  • De stakeholders voor IT Asset Management overlappen sterk de stakeholders die betrokken zijn bij de implementatie van de ITSM module van ServiceNow. Gebruik de reeds bestaande investering, kennis en betrokkenheid van cruciale stakeholders in uw voordeel. 
  • De implementatie van ITSM processen heeft over het algemeen een hogere prioriteit dan de implementatie van Software Asset Management of IT Asset Management. Wanneer een organisatie het SAM / ITAM programma koppelt aan ITSM door te wijzen op voor de hand liggende verbanden, kan de implementatie van ITAM profiteren van sterkere ondersteuning van het senior Management.
  • De rollen en verantwoordelijkheden binnen ITAM zijn vergelijkbaar met die binnen ITSM en overlappen elkaar zelfs gedeeltelijk. Best practices kunnen eenvoudig worden hergebruikt. Door SAM Pro van ServiceNow te gebruiken, wordt ITAM de logische volgende stap.

  • De implementatie van het SAM proces is relatief eenvoudig in ServiceNow, aangezien SAM Pro de ISO 19770-1: 2017 norm voor IT Asset Management volledig ondersteunt. Het SAM en ITAM-team maakt gebruik van toegevoegde waarde van investeringen die al zijn gedaan in de bestaande ServiceNow implementatie (ITSM, ITOM, ITBM):

    •  Op bedrijfsniveau hebben mensen al toegang tot ServiceNow voor het registreren van incidenten of verzoeken
    •  Minder weerstand tegen verandering omdat ServiceNow niet nieuw is voor gebruikers
    •  Training over het gebruik van ServiceNow wordt gedeeltelijk al behandeld

Niveau 1: Betrouwbare data: bereik compliance

Betrouwbare data behelst het volledig inventariseren van welke IT middelen u heeft, zodat u ze kunt beheren. Het omvat ook het monitoren van wijzigingen in de infrastructuur of organisatie die van invloed kunnen zijn op uw ITAM practice, evenals het beveiligen van de gevoelige ITAM gegevens tegen verlies of ongeautoriseerde toegang. Denk hierbij aan:

  • Change management – Plaats de verantwoordelijkheid van de impact van een verandering in de projectmanagement organisatie waar deze hoort. SAM Pro biedt de mogelijkheid om automatisch de kosten van een wijziging of besparing te berekenen als onderdeel van het standaardverzoek voor een IT wijziging.
  • Bestaande gegevens kunnen opnieuw worden gebruikt! Er hoeft geen nieuwe ontdekking voor ITAM te worden uitgerold: het ITAM-team kan meeliften op de discovery functionaliteit van IT Operations Management, IT Service Management en IT Business Management en de reeds verzamelde gegevens gebruiken.
  • Synergie wordt vergroot vanwege een gedeelde verantwoordelijkheid met ITAM processen:

    • Data management - Een duidelijk zicht op alle IT assets is cruciaal voor een volledige en correcte CMDB en wordt gedeeld door het configuratiebeheer, IT Asset Management en soms zelfs Security. ITAM wordt stakeholder van configuratiebeheer in plaats van alleen de verantwoordelijkheid voor nauwkeurige gegevens te dragen.

  • De ServiceNow Incident module kan worden gebruikt om ITAM gerelateerde aanvragen te registreren, zoals:

    • Incidenten met betrekking tot defecte connectoren of agents
    • Verbeteracties / beperkende acties die voortvloeien uit rapporten van licentieposities en verbeteringsplannen.

 

 

Niveau 2 - Integratie van levenscyclus: controle verkrijgen

Integratie in de levenscyclus gaat over het bereiken van een grotere efficiëntie en kosteneffectiviteit in de levenscyclus van IT activa, door ervoor te zorgen dat IT assets tijdens hun levenscyclus op de meest effectieve manier worden beheerd:

  • Realiseer besparingen met het Now Platform door ongebruikte licenties terug te claimen. Workflows tussen afdelingen zijn geautomatiseerd, dus er is geen handmatige inspanning (e-mailen van Excel sheets) nodig om installaties te verwijderen of softwarebevoegdheden in te trekken, zelfs voor SaaS applicaties!
  • Geen duplicatie van softwareverzoeken meer van de ene tool naar de andere. SAM Pro biedt de mogelijkheid om Purchase Order aanvragen aan te maken voor nieuwe softwarerechten en aanvragen te automatiseren door middel van fulfilment, en weer, zelfs voor SaaS applicaties.
  • Beschikbare software levenscyclusdatums, zoals algemene beschikbaarheid, einde levensduur en einde service levensduur, kunnen niet alleen worden gebruikt voor rationalisatie van applicaties, maar ook om een mogelijke impact op bedrijfsservices te bepalen die in Application Portfolio Management in kaart zijn gebracht.

INTERESSANTE LINKS

Niveau 3 - Optimalisatie: kostenbesparingen realiseren

Optimalisatie gaat over het bereiken van meer efficiëntie en kosteneffectiviteit door functionele focus. Focus op de contractuele en financiële kant van IT assets, evenals de risico's die gepaard gaan met het gebruik ervan:

  • Performance Analytics voor SAM biedt allerlei visualisaties van potentiële besparingen of compliance risico’s. Implementatie van processen op de onderliggende verdiepingen van het House of ITAM® zorgt voor de kwaliteit van de rapportage die u nodig hebt om met SAM Pro kostenbesparingen te realiseren.

SAM Pro: een van de leiders in het Gartner Magic Quadrant for Software Asset Management Tools

In juli 2020 heeft Gartner het bijgewerkte Magic Quadrant voor Software Asset Management Tools gelanceerd om de Nichespelers, Visionairs, Uitdagers en tot slot de Marktleiders te definiëren. Gartner definieert de SAM tool markt als tools die automatisering bieden ter ondersteuning van de taken die nodig zijn voor het bereiken en behouden van softwarelicentie compliance. Elke tool is onderverdeeld in zeven afzonderlijke activiteiten:

  • Ontdek en identificeer softwarerechten 
  • Normaliseer softwarerechten
  • Ontdek gegevens over softwareverbruik
  • Breng software assets in overeenstemming
  • Optimaliseer softwarerechten en consumptie
  • Deel informatie over software assets

 

“ServiceNow is een leider in dit Magic Quadrant; in de laatste iteratie van dit onderzoek was het een visionair. ”
- Gartner, juli 2020 -
Als een van de sterke punten stelt Gartner dat ServiceNow klanten een enkel platform van producten op één architectuur biedt, gebruikmakend van hetzelfde datamodel waarmee verschillende organisatorische afdelingen via de organisatie kunnen delen, wat helpt bij het verbeteren van de softwareassets en technologische besluitvorming voor de volledige levenscyclus van IT assets.

Download het volledige rapport hier.

Kostenbesparingen realiseren door de 7 categorieën van potentiële besparingen te implementeren, gedefinieerd door Gartner

Veel organisaties onderzoeken manieren om de kosten te verlagen. Afhankelijk van wie men het vraagt ​​binnen een organisatie worden verschillende besparingsmogelijkheden genoemd. Met de jaarlijkse kostenstijging voor software (licenties) is dit een van de eerste gebieden die opkomt voor potentiële besparingen. In 2016 publiceerde Gartner een rapport over mogelijke besparingen op software die kunnen worden gerealiseerd door het implementeren van goed Software Asset Management. Het rapport beschrijft zeven categorieën die samen 30% van de potentiële besparingen uitmaken.

Categorieën van potentiële besparingen: 

  1. Gecontroleerde aanvraag, inkoop en heronderhandelingen
  2. Gecontroleerde software implementatie
  3. Volledige product gebruiksrechten toepassen
  4. ‘Re-harvesting’ van niet- of onderbenutte licenties
  5. Recycling van licenties
  6. Effectief bestuur voor SAM
  7. Standaardisatie en rationalisatie van software

 

DOWNLOAD HET GRATIS EBOOK NU en kom meer te weten over de volgende highlights:

  • Identificatie van de belangrijkste onderwerpen
  • Het creëren van het technologieportfolio met behulp van discovery en normalisatie
  • Mogelijke kandidaten voor rationalisatie / standaardisatie identificeren
  • Transparantie in de levenscyclus van de portfolio
  • Goed geïnformeerde strategische beslissingen nemen
  • Het volgen van de voortgang bij het realiseren van besparingen

 

INTERESSANTE LINKS

SaaS Management: kostenbesparingen realiseren door SaaS uitgaven en -gebruik te optimaliseren

““Organisaties kunnen binnen het eerste jaar na implementatie van een SAM oplossing tot 30% besparen op softwarekosten”
- Gartner -

In harde cijfers is dat: $185 miljard aan ‘wasted’ software aan het einde van 2020, waarvan $152 miljard aan wasted software en $33 miljard aan wasted SaaS

Het toepassen van die grote aantallen op bedrijven resulteert in:

Klantinkomsten             $1 milijard
IT-budget                      $40 miljoen (4%)
Softwarebudget            $10 miljoen (25%)
1e jaar besparing       $1 miljoen (10%) op uw verspilde software en SaaS-gebruik
Jaarlijkse besparing     $500K (5%)

Met de overname van Vendor Hawk en de release van Orlando heeft het Now Platform van ServiceNow de mogelijkheden rond SaaS Management enorm verbeterd. ServiceNow kan ook worden gebruikt voor applicaties om verbinding te maken met de Cisco Webex Meetings en Atlassian Jira Software-applicaties om SaaS licentiegebruik, kosten en compliance informatie te bekijken op het SaaS overzichtsdashboard. Hierdoor kan de organisatie user subscriptions terugvorderen die beperkt zijn tot geen activiteit.

Dit volledige end-to-end beheer voor SaaS-applicaties wordt nu ondersteund voor Box, DocuSign, Dropbox, G Suite, Jira Software, Salesforce, Webex Meetings, Zoom. Het low-code framework past ServiceNow® IntegrationHub en ServiceNow® Flow Designer toe om verbinding te maken met de API eindpunten van een SaaS provider. Hierdoor kunnen we een lijst met alle gebruikers downloaden, zinvolle gebruiksgegevens bekijken en uw SaaS uitgaven optimaliseren door ongebruikte abonnementen terug te vorderen.Lees het volledige blog hier.

In het kort

Voor elke organisatie die ServiceNow's IT Service Management (ITSM) en IT Operations Management (ITOM) al heeft geïmplementeerd of binnenkort gaat implementeren, is het gebruik van SAM Pro voor SAM een compleet logische keuze. Met de strategische keuze voor het ServiceNow Platform kan SAM ook een meer strategische focus zijn.

De implementatie van SAM Pro profitereert aanzienlijk van de implementatie activiteiten van andere ServiceNow modules én zorgt daarbij voor synergie tussen ServiceNow SAM Pro en eerdere investerningen in andere modules zoals ITSM, ITOM en ITBM.

Een perfect voorbeeld van synergie is de herbruikbaarheid van gegevens, waardoor consistentie wordt gecreëerd en inspanningen en kosten worden gemaximaliseerd. Het ITAM team meeliften op asset ontdekking door IT Operations Management, IT Service Management en IT Business Management.

Ten slotte zal de mogelijkheid om het aantal point solutions te verminderen een aanzienlijke impact hebben op de TCO voor SAM.

Meer weten? Neem contact op met het Softline Solutions team!

 

Is deze informatie interessant voor u?

Download dan deze volledige pagina als makkelijk leesbaar eBook.

Wij helpen u graag!

Wilt u meer weten over SAM Pro module van ServiceNow? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Ons team van experts helpt u graag! 

Neem contact op

Softline Solutions | Keywords: License optimisation, License Management, SAM Pro module, SAM tool, ServiceNow, Software Asset Management, ITAM