Software & IT Asset Management Expert // Blog // TIP VAN DE WEEK: claim ongebruikte licenties terug met ServiceNow SAM Pro

TIP VAN DE WEEK: claim ongebruikte licenties terug met ServiceNow SAM Pro

Elke week delen we een expert TIP met u.
#36: Claim ongebruikte licenties terug met ServiceNow SAM Pro

In de meeste gevallen is het belangrijkste doel voor bedrijven om SAM / ITAM te implementeren, compliant te zijn en te blijven. Door te kunnen aantonen dat u compliant bent, kunt u tijdens audits veel geld besparen. Bedrijven kunnen zelfs meer geld besparen als ze hun verbruik kunnen verlagen. Een efficiënte manier om dit te bereiken is het terugvorderen van ongebruikte licentierechten.

In de praktijk

Elke organisatie heeft te maken met software producten die worden aangevraagd en slechts een of twee keer worden gebruikt. Na deze "gebruiksperiode" wordt de installatie van dit product niet verwijderd, en zullen SAM-tools hierover rapporteren en het licentiegebruik berekenen. Vaak gebruikte - en dure - producten zijn Microsoft Visio en Microsoft Project.

Veel eindgebruikers vragen Visio Standard of Professional (in plaats van de Viewer) om een tekening te bekijken die ze via e-mail hebben ontvangen. Het komt ook voor dat Visio wordt gevraagd om één tekening te maken en daarna nooit meer wordt gebruikt. Kort gezegd: het product wordt niet uit het systeem verwijderd en wordt berekend voor licentiegebruik, terwijl het product niet eens wordt gebruikt.
 

ServiceNow Software Asset Management Professional

Met ServiceNow SAM Pro is het mogelijk om “Reclamation Rules” te maken voor elk product dat relevant is voor uw organisatie. Voor deze Reclamation Rules is het belangrijk om een paar dingen te overwegen:

  • Wordt de applicatie beheerd binnen Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM)?
  • Wanneer beschouwen we een product als niet in gebruik? Er zijn twee verschillende configuratie-instellingen die de te nemen beslissing ondersteunen:

  o    De applicatie is niet gebruikt in de laatste X maand(en);
  o    De applicatie is minder dan X uur / uren gebruikt in de laatste X maand(en).

  • Het al dan niet informeren van de gebruiker over het hergebruiken van de licentie. Hoewel het melden aan de gebruiker soms het juiste lijkt om te doen, is het ook mogelijk dat dit de gebruiker ertoe aanzet om de applicatie te starten en zo terugvorderen te voorkomen. Hiermee moet rekening worden gehouden bij het nemen van deze beslissing.

ServiceNow SAM Pro importeert “Software Usage” voor alle producten die zijn geconfigureerd binnen een Reclamation Rule. Een vereiste hiervoor is dat het gebruik van die producten wordt verzameld door de SCCM-agent, aangezien SCCM de kant-en-klare ondersteunde bron is voor Software Usage.

Gebruiksgegevens worden per maand geaggregeerd. De totale gebruikstijd (in seconden) wordt voor elke gebruiker per product geïmporteerd. Als de gebruikspatronen overeenkomen met de criteria zoals gespecificeerd in de Reclamation Rules, wordt er een “Reclamation Candidate” aangemaakt.
 
Voorbeeld: een Reclamation Rule definieert dat een gebruiker Visio de afgelopen 3 maanden minimaal 5 uur had moeten gebruiken. Een gebruiker in het bedrijf heeft de applicatie de afgelopen 3 maanden in totaal 2 uur gebruikt. Daarom moet de applicatie worden verwijderd en wordt de licentie teruggevorderd. Vandaar het aanmaken van een Reclamation Candidate.

Voor elke Reclamation Candidate wordt een workflow gevolgd. Fasen van deze workflow kunnen ook goedkeuringen bevatten. Uiteindelijk wordt de software-installatie verwijderd van alle apparaten waaraan deze gebruiker is toegewezen. ServiceNow gebruikt “Orchestration” (dit deel van Orchestration wordt geleverd met uw SAM Pro-licentie) om installaties automatisch te verwijderen via SCCM.

De licentie wordt vrijgegeven en kan worden toegewezen aan een gebruiker die de applicatie daadwerkelijk zal gebruiken, of het kan worden besproken tijdens uw volgende true-up onderhandelingen!
 

Weet u welke van uw licenties kunnen worden teruggevorderd?

Softline Solutions kan uw bedrijf helpen bij de workflow en het proces van het terugvorderen van licenties met behulp van ServiceNow SAM Pro.

Neem nu contact op met ons!

Neem contact op

| Keywords: Licentie management, License optimisation, ServiceNow, Software Asset Management, SAM