Software & IT Asset Management Expert // Blog // TIP VAN DE WEEK: Zorg ervoor dat u de juiste documenten bezit om uw “Proof of License” aan te tonen

TIP VAN DE WEEK: Zorg ervoor dat u de juiste documenten bezit om uw “Proof of License” aan te tonen

Elke week delen we een expert TIP met u.
#33 Zorg ervoor dat u de juiste documenten bezit om uw “Proof of License” aan te tonen

Wat ziet een publisher als “proof of license”? En heeft u de bijbehorende document(en) beschikbaar binnen uw organisatie?

De uitdaging bij software aankopen is om in lijn te blijven met Software Asset Management. Wie houdt de licentierechten bij en de verlenging ervan? En in het geval dat een publisher uw organisatie zou benaderen om uw ‘proof of license’ te tonen, zou u weten welke documenten dit bewijs ondersteunen en waar deze documenten zich bevinden? 

Het is heel belangrijk om een ​​proces te hebben dat ervoor zorgt dat software correct wordt gekocht en het dat bewijs op een gecentraliseerde manier wordt opgeslagen. Dit soort processen zullen het leven van een Software Asset Manager en het team een ​​stuk eenvoudiger maken. Als er een licentie nodig is, weet de software aanvrager wat hij moet doen om deze te krijgen. Dit kan worden vergemakkelijkt door een ticket of verzoek om het proces in gang te zetten. 

Als er geen proces is, wordt het veel lastiger. De software aanvrager heeft nog steeds een licentie nodig, maar deze zal gedecentraliseerd worden aangekocht, waarschijnlijk zonder de juiste kennis van de rechten. Dit is om verschillende redenen niet optimaal. Eén daarvan is dat het bewijs van licentie naar de software aanvrager wordt gestuurd in plaats van naar de Software Asset Manager of naar het verantwoordelijke team. 

Document (en) die kunnen worden beschouwd als ‘proof of entitlement’ zijn soms eenvoudig. Het ‘proof of entitlement’ document wordt verzonden, en de titel van het document is ook zodanig. In andere gevallen zal het moeilijker zijn om te onderzoeken welke documenten echt bewijs zijn. Zodra de licentiegever, in dit voorbeeld de publisher, de licentiesleutel heeft verzonden (zoals gevraagd door de organisatie), zijn zij hun deel van de overeenkomst nagekomen. Dit betekent dat er een bindende overeenkomst bestaat tussen de licentiegever (publisher) en licentiehouder (organisatie die de software koopt). Documenten die een licentiesleutel, een leveringsbon, een ondertekend contract of een factuur bevatten, kunnen worden beschouwd als voorbeelden van een ‘proof of license’ met betrekking tot de inhoud van het document. Dit verschilt per publisher. 

Laat ons u helpen!

Samen met onze partners kan Softline Solutions u helpen bij het implementeren van een proces om softwareaankopen te centraliseren, de benodigde documenten op te slaan en bij te houden, en controle te houden over de software assets binnen de organisatie. Bel ons en ontdek wat we voor u kunnen doen!

Neem contact op

| Keywords: License Management, IT Asset Management, ITAM, ITAM processes, Software Asset Management, Software Asset Management process, SAM, SAM processes, Asset Management