Software & IT Asset Management Expert // Knowledge Base // Tip van de Week: Een 4-fasen communicatieplan om ITAM buy-in te verzekeren!

Tip van de Week: Een 4-fasen communicatieplan om ITAM buy-in te verzekeren!

Elke week delen we een expert TIP met u.
#72: Een 4-fasen communicatieplan om ITAM buy-in te verzekeren!

Als uw organisatie heeft aangegeven dat IT Asset Management een onderwerp moet zijn om de komende jaren op te focussen, en verschillende stakeholders hebben besloten dat investeren in IT Asset Management aanzienlijke voordelen zal opleveren voor doelstellingen op korte, middellange en lange termijn, dan staat u een interessante uitdaging te wachten.

Momenteel is er een verschuiving gaande naar individuele app-verkoop en licentieovereenkomsten die worden afgehandeld door individuele werknemers, in plaats van door organisaties. Eindgebruikers zullen ITAM processen waarschijnlijk omzeilen en mogelijk ‘auditable’ software in uw omgeving introduceren. Als uw organisatie voordien geen ITAM strategie had, kan de IT Asset Manager uiteindelijk worden gebrandmerkt als de persoon die de dingen onnodig ingewikkeld maakt bij het aanpakken van de risico's die door dit gedrag worden geïntroduceerd!

Het verkrijgen van een organisatiebrede buy-in is een zeer belangrijk aspect van het implementeren van een succesvolle ITAM strategie. Om dit te bereiken heeft u een communicatieplan nodig. Op basis van ervaring hebben de consultants van Softline Solutions de 4 fasen van het ideale ITAM communicatieplan gedefinieerd. Door rekening te houden met deze fasen, kunt u bewustzijn creëren voor de ITAM strategie en een brede consensus bereiken.

Fase 1: Maak de balans op en besef welke problemen moeten worden aangepakt
Bij het ontwikkelen en implementeren van een ITAM strategie moet u zich ervan bewust zijn dat collega's misschien heel tevreden zijn met de manier waarop dingen nu gaan en dat ze tevreden zijn met de huidige processen. Ze zijn zich niet bewust van de positieve impact die ITAM kan hebben op hun deel van het bedrijf en hebben geen idee van de rol die zij zouden moeten spelen als onderdeel van een solide ITAM strategie. En hoe zouden ze ook kunnen, als het onderwerp van het juiste gebruik van software, hardware en digitale content nog nooit aan de orde is geweest? Een stakeholderanalyse kan u helpen uw campagne te focussen.

Fase 2: schets een duidelijk beeld en leg uw visie uit
Omdat veel medewerkers zich niet bewust zijn van ITAM gerelateerde onderwerpen en het effect van een gebrek aan processen, procedures en richtlijnen, zult u zeer waarschijnlijk te maken krijgen met weerstand. Stelt u zich eens voor dat u een project start waarbij de focus ligt op de implementatie van processen, beleid en nieuwe manieren van werken. Maar u gaat niet in op het feit dat de meeste mensen de werkelijke waarde hiervan niet zullen inzien en niet in staat zijn de voordelen te benoemen. De kans is groot dat u publieksvijand nummer één wordt als u uw stakeholders niet bij de hand neemt.

Fase 3: Pas uw boodschap aan om betrokkenheid en samenwerking te realiseren
Houd in gedachten dat u de buy-in van een hele organisatie nodig heeft, van entry-level medewerkers tot C-level, om uw strategische ITAM doelstellingen te realiseren. Dit betekent dat er een cultuuromslag nodig is en dat de algehele mentaliteit van de organisatie moet verschuiven naar een waardering van het positieve effect van solide ITAM processen. Dit vereist veel geduld en vooral sterke ‘people skills’ om mensen betrokken te krijgen en de veranderingen te omarmen! Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe ITAM een positief effect kan hebben op hun eigen werkgebied. Definieer hoe ITAM processen gerelateerd zijn aan de specifieke business doelen op C-level, in business units en voor individuen, en toon de waarde van het implementeren van een ITAM strategie gerelateerd aan deze doelen. Een duidelijke business case die elke stakeholder in zijn eigen taal aanspreekt, zal uw leven veel gemakkelijker maken.

Fase 4: Wees goed en vertel het: Hoe communicatie kan bijdragen aan succes
Idealiter moet IT(AM) beleid worden geïmplementeerd om het risico op audits, mogelijke non-compliance, IT security risico's en onvoorziene IT kosten te helpen verminderen. Het is van cruciaal belang dat deze beleidslijnen duidelijk gecommuniceerd worden naar alle werknemers binnen de organisatie, en ondersteund en gecontroleerd worden op C-level. Probeer een ITAM communicatieprogramma op te zetten dat zorgt voor de nodige PR om de boodschap van de nieuwe ITAM strategie over de hele linie over te brengen. Een duidelijk communicatieplan, opgesteld samen met interne marketing, zal helpen de zo belangrijke boodschap van de nieuwe processen te herhalen binnen de organisatie. Nog belangrijker, communicatie is de beste manier om de behaalde successen te delen en de toegevoegde waarde te laten zien die is gerealiseerd door het implementeren van een ITAM strategie. Laten zien hoe ITAM processen helpen om kosten te besparen is een belangrijk onderdeel van elk communicatieplan.


Conclusie
Door deze vier stadia als basis te gebruiken, kunt u buy-in opbouwen, uw organisatie geïnteresseerd houden in het onderwerp ITAM, meer bewustzijn voor ITAM creëren en, als u geluk heeft, medewerkers in staat stellen om hun steentje bij te dragen!

Heeft u een vraag...

 

...over één van deze 4 stappen, of wilt u het bespreken met één van onze stakeholder management specialisten?

#DurfTeVragen!

Geen verplichtingen...

Ja, ik wil meer weten!