Software Asset Management Expert // Blog

3 redenen waarom ik uiteindelijk een koekje bij de koffie krijg

Een aantal keer per week draai ik in het kader van een SAM engagement het parkeerterrein op van een middelgrote organisatie. Zo’n SAM engagement bestaat uit twee, in de uitvoering gescheiden, delen; de baseline scan die een snapshot geeft van de huidige licentiepositie, en daarnaast het SAM assessment. Dit tweede onderdeel wordt door mij uitgevoerd door het houden van één of meerdere interviews. De tien centraal gestelde vragen zijn gebaseerd op de SAM ISO 19770-1_2012 normering die vervolgens is opgehangen aan het Microsoft SAM Optimization Model.

Uiteindelijk krijgt de organisatie een rapport opgeleverd met hierin de uitkomsten van een snelle “APK-keuring” op hun SAM processen. Bottomline is dat het eerste onderdeel (de baseline scan) de koude feiten rondom software compliance oplevert, en het assessment inzicht verschaft in hoe op hoofdlijnen de processen rondom software compliance momenteel geborgd zijn in een organisatie. De setting van deze interviews is informatief van opzet. De doelstelling van de assessments is het blootleggen van de overall SAM verbeterpunten. Daarnaast stel ik een organisatiespecifiek lijstje op met enkele quick wins, waarmee op een relatief eenvoudige wijze stappen genomen kunnen worden om in volwassenheid te groeien.

De meeste organisaties zijn niet onmiddellijk enthousiast wanneer ik een afspraak inplan voor een Assessment, het wordt in eerste instantie ervaren als een lastig gesprek. Maar het is een uitgelezen opportunity om via een heldere rapportage sturing en advies te ontvangen, zonder dat er een addertje onder het gras schuilt. Uiteindelijk komen de koekjes voor bij de koffie toch tevoorschijn en wel om de volgende redenen:

Eyeopener

Tot nu toe ben ik nog geen één organisatie tegen gekomen die bewust incompliant is. Doorgaans is het geen onwil, maar het gevolg van het gebrek aan licentiespecifieke kennis, mankracht of budget. ICT en dan nog in het bijzonder SAM zijn geen core business voor een organisatie, en de IT verantwoordelijke heeft nog 20 andere verantwoordelijkheden op zijn of haar bordje liggen. Een onafhankelijke rapportage en het bijbehorend advies kunnen dan helpen bij het invullen van Software Asset Management in de organisatie en de mate waarin het proces wordt gesupporterd.

Aanbevelingen en “quick wins”

In de rapportage worden de beoordelingen per item opgehangen aan de gestelde volwassenheidsniveaus, variërend van Basis tot Dynamisch. Elk “maturity level” kent risico’s met de daaraan gekoppelde aanbevelingen. Iedere organisatie is natuurlijk anders, dus elke rapportage is maatwerk en heeft een andere lading en focuspunten. Aanvullend op de aanbevelingen, geef ik elke organisatie een specifiek lijstje mee waarin de zogeheten “quick wins” opgesteld zijn.

Het draait om eigen inzichten

Voor licentie management dient de nadruk te liggen op de eigen registraties, de borging en uiteindelijk de verificatie ervan. Natuurlijk houden Large Account Resellers kentallen bij en veelal staan aangeschafte licentieaantallen op een online portaal. Echter, blind varen op de zorgvuldigheid van derden heeft risico’s. U bent niet in control en kunt bij geconstateerde incompliance geen verhaal halen. Het aantoonbaar kunnen maken van de eigen licentiepositie is fundamenteel. Het onderbouwt de “gut feeling” die men heeft (“ik denk dat we er niet veel naast zitten”) met feiten. Bovenal echter voorkomt u in alle gevallen het verstrijken van expiratiedata en daarmee het borgen van de beschikbaarheid van de ICT dienstverlening.

Leo Spee | Keywords: Software Asset Management, IT processen, SAM Assessments