Software Asset Management Expert // Blog

7 Succesfactoren voor optimaal gebruik van SAM tooling

Als u besluit om uw SAM processen te ondersteunen met een SAM tool, wilt u er zeker van zijn dat deze tool optimaal wordt ingezet. De informatie die uit de tool kan worden gehaald moet accuraat en compleet zijn om een goed beeld te geven van uw compliance positie. Alleen dan kunt u de juiste maatregelen nemen om compliance risico’s te managen en eventuele kostenbesparingen door te voeren.

Wat zijn de belangrijkste succesfactoren voor het optimale gebruik van een SAM tool als ondersteuning van uw SAM processen?


1. Denk vooraf goed na over de SAM informatiebehoeften, de inrichting van uw SAM tool en de werkwijze van het SAM team na de implementatie.

  • Bepaal welke informatie benodigd is om een juiste rapportage te kunnen maken voor de software publishers in scope. Voor Oracle is andere informatie nodig dan voor Microsoft. Welke licentieconsumptie moet de SAM tool kunnen meten om de compliance positie te bepalen? Aan welke rapportages is behoefte binnen de organisatie?

  • Ontwerp de set-up van de tool met de juiste stakeholders en maak gebruik van (externe) experts om u hierbij te adviseren.

  • Train de gebruikers in het gebruik van de SAM tool voor de voor hen belangrijke onderdelen.

  • Stel samen met de gebruikers conventies en best practices op voor een uniforme werkwijze. Bewaak de conventies, processen en werkwijze om "garbage in = garbage out" te voorkomen. Bij invoer of import van onjuiste inkooporders of Licentie informatie ontstaat het risico op onjuiste output en onjuiste compliance berekeningen.

2. Zorg voor u gaat implementeren voor een duidelijk overzicht van de infrastructuur en blijf zorgen voor verificatie van de inventory.

  • Weet welke aantallen werkplekken en servers u na de uitrol van de inventory agent in uw SAM tool zou moeten terugzien.

  • Bewaak de dekkingsgraad van de tool om de juiste informatie te kunnen geven.

  • Verifieer minstens eens per maand of u de gewenste dekkingsgraad behaalt en zet eventuele acties uit in de organisatie. Als het verifiëren van de inventory vanuit meerdere bronnen te tijdrovend is, schakel dan een expert in of maak gebruik van een tool om de verificatieslag voor u te automatiseren.

3. Controleer uw afspraken met de eventuele service providers

  • Zijn er duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheden en afspraken met betrekking tot het beschikbaar stellen van inventory data van werkplekken/servers?

  • Mogen de agents van de SAM tool in de omgeving van de service provider worden uitgerold? Service providers dragen vaak als argument aan dat de beschikbaarheid niet kan worden gegarandeerd wanneer inventory agents van derde partijen op de servers in hun omgeving staan.


4. Alloceer voldoende tijd voor de gebruikers om de tool daadwerkelijk te vullen, te beheren en te onderhouden.

  • Niks gaat vanzelf of komt vanzelf in het systeem; Het registreren van inkooporders en licenties kost de nodige voorbereidingen, tijd en kennis.

  • Voorkom dat uw medewerkers SAM als extra taak bovenop de reguliere taken moeten uitvoeren waardoor het juist gebruiken van de tool als eerste naar de achtergrond verdwijnt. Om dit te voorkomen kunt u overwegen de registratie, verificatie en het beheer van de tool uit te besteden.

5. Besteed regulier tijd aan Applicatie Evidence verwerking.

  • Elk rapport of licentie is gebaseerd op applicaties. Een applicatie word herkend door middel van een slim mechanisme (ARL / SRS / etc.). Ondanks dat de library automatisch wordt bijgewerkt, blijven er altijd nog “onherkende evidence” items over. Denk hierbij aan executables of MSI bestanden die niet automatisch worden herkend, omdat deze opnieuw zijn gepackaged. Zonder deze evidence te verwerken ontstaat een mogelijk onjuiste berekening van de compliance positie. Het is mogelijk dergelijke activiteiten uit te besteden aan experts.

6. Zorg ervoor dat de systemen in de SAM tool altijd worden geclassificeerd.

  • Verschillende soorten omgevingen (O / T / A / P) kunnen op verschillende manieren worden gelicentieerd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een test omgeving die tegen gunstigere voorwaarden kan worden afgerekend dan een productie omgeving. Geen enkele SAM tool is in staat automatisch te detecteren of een systeem nu in productie of test staat. Het is noodzakelijk om hier aandacht aan te besteden. Hetzij handmatig (tijdrovend), hetzij door een koppeling met uw servicemanagement tool (ServiceNow, TopDesk, BMC) te realiseren.

7. Zorg ervoor dat er regulier technische en functioneel/inhoudelijke health checks  worden toegepast.

  • Controleer of de licenties en inkooporders volgens de conventies zijn ingevoerd.

  • Controleer de dekkingsgraad van de tool.

  • Controleer de technische werking van de tool en zet waar nodig acties uit in de organisatie of log tickets in geval van problemen.

  • Controleer of de functionele inrichting nog aansluit op de SAM processen en uw informatiebehoeften.

Een optimaal werkende SAM tool biedt veel ondersteuning bij de uitvoering van het SAM proces. Blijf er echter wel van bewust dat een SAM tool geen wondermiddel is. Uw SAM tool is in staat veel applicaties te meten, maar er zullen altijd licenties zijn waarvoor de consumptie niet of zeer lastig met een tool kan worden vastgesteld. Het opstellen van compliance procedures waarin wordt vastgelegd op welke manier consumptie van een licentie wordt bepaald is een cruciaal onderdeel van elke SAM implementatie.

Wanneer u meer wilt weten over deze succesfactoren of over hoe u uw eigen processen kunt optimaliseren, zodat u efficiency slagen en kostenbesparingen kunt doorvoeren, neem contact op met het Softline Solutions team.

Ronald Schreur | Keywords: License Management, beheer software, IT processen, IT beheer, Software inventarisatie tool, SAMtools, Flexera Flexnet Manager

Achtergrond Softline website