Software Asset Management Expert // Blog

Betrouwbare data: van data naar inzicht

Onlangs heb ik een workshop mogen verzorgen over “Betrouwbare data: van data naar inzicht”, tijdens het Heliview ITAM 2015 congres.

Stap 1: Aantallen, het begin

De eerste vraag die ik stelde was hoeveel werkplekken heeft uw organisatie, rekening houdend met een 5% meer/minder marge? Van de, gelukkig vele, aanwezigen stak misschien een kwart soms wat schuchter zijn hand op.

Nu kan dit een paar dingen betekenen:

  • men weet het niet;
  • men heeft schroom de hand op te steken;
  • of men durft niet toe te geven dat men het goed voor elkaar heeft.

Eigenlijk is het enigszins zorgwekkend dat een dusdanig kleine groep überhaupt durft aan te geven over welke aantallen we het hebben en dan ook nog eens met een marge van 5%. Een simpel rekenvoorbeeld leert dat een organisatie met een dergelijke marge op de werkplekken (of voor mijn part het aantal gebruikers) al snel een aanzienlijk financieel risico loopt.

Als voorbeeld:

Uw organisatie met 1000 werkplekken (met 5% marge) brengt al de volgende consequenties met zich mee:

  • Immense bedragen over- of underspend; denkt u alleen al over de gevolgen wanneer u 5 % te weinig Visio en bijvoorbeeld Project licenties heeft aangeschaft en deze tijdens een software audit aan het licht worden gebracht.
  • Complete kostenpost rondom KA automatisering, denkt u aan IT beheer, hardware, etc.
  • Kosten van de back end infrastructuur:

    • Serverlicenties (bijv. Windows server, SQL, etc.)
    • Hardware

  • Etc., etc.

 

Stap 2: Data, waar haal je deze vandaan?


Vervolgens stelde ik de vraag; welke bronnen gebruikt men om te komen tot deze data? Veel gehoorde antwoorden waren Active Directory en SCCM. Na wat doorvragen kwamen ook antwoorden als informatie uit contracten, inkoop en bijvoorbeeld anti-virus overzichten naar boven. Conclusie: allerlei soorten data kunnen van toepassing zijn en elke geraadpleegde bron geeft zijn eigen waarheid (met bijbehorende foutmarge).

Stap 3: Hoeveel eensgezinswoningen kunt u zich veroorloven?


En dan… dan hebben we onze data in meerdere vormen, maten en smaken. We weten dat er waarschijnlijk nog meer te halen valt en dat iedereen zijn waarheid als de enige beschouwd (ik chargeer af en toe graag om u als lezer te prikkelen :-)).

Maar terug naar “en dan…”, dan begint het belangrijkste. Klopt het wat ik heb, ben ik compleet, hoe verhoudt de ene bron zich tot de andere, zijn de verschillen significant, zijn de verschillen te verklaren, mag wat ik doe volgens de licentieregels? En als ik niets doe wat kan een mogelijke audit/review mij kosten (zowel op basis van geconstateerde incompliance als organisatorisch wanneer een auditor naar binnen komt met 12 man)? Ik ken bedragen genoeg en deze zijn vaak voldoende om een of meerdere eensgezinswoningen van aan te schaffen.

Stap 4: verificatie


Kortom verificatie is het sleutelbegrip. Op basis van de gestelde vragen en alle andere mogelijke aanvullende vragen zult u verificatie moeten toepassen om te komen tot het laatste woord uit de titel van deze blog, Inzicht.

“Inzicht kan alleen gebaseerd zijn op verificatie.”

Erkennen dat u tot inzicht moet komen is één ding, maar hoe u daar komt is een ander verhaal. Hier valt geen  universele oplossing of algemene richtlijn voor te geven. Iedere organisatie is anders en heeft haar data (daar zijn we weer) op een eigen manier ingericht, gerubriceerd en verzameld. Wat wel gesteld kan worden is dat het krijgen van inzicht geen “one-man-show” is maar dat daar meerdere personen en afdelingen aan zullen moeten meewerken. Betrek bij contracten Legal erbij, gaat het om technische aspecten trek de systeembeheerder achter zijn beeldscherm vandaan, betreft het licentieregels dan is de licentiemanager de persoon (en anders een LAR of andere consultant). U verifieert tenslotte meerdere bronnen, gebruik dan ook meerdere expertises!

“Assume nothing
Question everything
Start thinking”

 

 

René Lansink | Keywords: Software Asset Management, SAMtools, beheer software, License Management, Flexera Flexnet Manager, Outsourcing, IT outsourcing, SAM tool, SAM tools, Asset Management, Uitbesteden, Software inventarisatie tool, Software inventarisatie, SAM tool, ICT beheer