Software Asset Management Expert // Blog

De ‘softe’, maar onmisbare component

Softline Solutions voert periodiek SAM engagements uit. Deze engagements vallen typisch uiteen in twee onderdelen. Ten eerste en meest prominent: de baseline scan. Deze baseline scan leidt, door resultaatvergelijking van de scanresultaten met beschikbare (gestelde) data van onder meer het License Center tot een baselinereport. Deze bevat niet enkel een droge opsomming van aantallen en daaruit volgende constateringen, maar heeft tevens een adviserende functie.

De tweede component van het engagement is de processcan of procesaudit, welke idealiter vooraf gaat aan de baseline scan. Juist aan dit onderdeel van het engagement wil ik wat aandacht besteden.

In eerste instantie lijkt de processcan misschien een overbodig vehikel in het engagement. IT Processen zijn  nu eenmaal minder aansprekend dan fraai vorm gegeven tabellen, feiten en onweerlegbare conclusies.
IT Processen zijn ten opzichte van de tabellen vol feiten en onweerlegbare constateringen uit technische analyses nu eenmaal ‘soft’. Ze zijn niet het paradepaardje van de ICT afdeling en hebben een minder indrukwekkende presentatie. Ze zijn moeilijk te doorgronden of uit te leggen, laat staan dat de tijdinzet tijdens een software audit tot een resultaat zou kunnen kan leiden dat bruikbaar kan zijn.

Dat is nu eenmaal het heersende dogma en daar zit ook gelijk de misvatting.

Uiteindelijk is de delta tussen licentiegebruik en de licentierechten het resultaat van het niet sluiten van een procesketen of processtappen. De constateringen uit de baseline scan vinden een oorzaak.
Neem als voorbeeld de huidige prestaties van het Nederlands Voetbalelftal. Na de laatste software audit tegen IJsland en de onverwacht slechte auditresultaten werd direct aangestuurd op ingrijpen. Het was ook glashelder: het veelgeprezen systeem (het proces) functioneerde niet. En iedereen wijst meteen naar een tweetal vermeende oorzaken:

  • Het kostbare materiaal voldoet niet aan de verwachtingen

  • De keuzeheer is niet in staat het zeer kostbare materiaal een verwacht resultaat te laten opleveren. De getrainde processtappen (lees: de opbouw van achteruit) leiden niet tot eindresultaten.


Waar echter bij het Nederlands elftal dure experts ingeschakeld worden om een analyse uit te voeren, doen wij het door middel van een processcan; dit zonder financiële nacalculatie enkel de ureninzet.  Tijdens de processcan wordt geïnventariseerd of u met het door u gekozen systeem en de gekozen opstelling in staat zou moeten zijn het beoogde doel (in control aangaande de licentieportfolio) te bereiken.

Hierbij moet u denken aan:

  • Wie is uitvoerend in het aankoopproces en wie is uitvoerend in de registratie ervan in alle relevante administraties? In gevallen waar dit door één of meerdere externe partijen in de keten wordt beheerd: in hoeverre bent u zélf in control? En hoe toont u dat aan?

  • Hoe goed sluit het IT beheer van de personeelsadministraties aan op het beheer van software licenties, de inzet van software in uw organisatie? Worden alle mutaties tijdig gecommuniceerd en verwerkt?

  • In hoeverre wordt gevalideerd dat aangeschafte software ook daadwerkelijk (nog) wordt gebruikt?


De software audit, gebaseerd op ISO 19770-1:2012, raakt een breed scala aan relevante IT processen.  Doelstelling is een spiegel voor te houden: werken alle spelers in het veld volgens eenzelfde strategie en kunnen ze een betrouwbaar resultaat neerzetten. Want daar zit ook het verschil met het Nederlands Elftal: daar kan men een gelijk spel compenseren, een B-elftal neerzetten als het zo uitkomt. Voor softwarelicenties geldt echter dat het first time right moet zijn en dat dat vastgehouden wordt.

We kunnen slechts hopen dat het Nederlands Elftal zijn volgende audit glansrijk doorstaat. Hoe staat uw organisatie ervoor? Bent u in control en verzekerd dat wat u gebruikt legitiem is?

 

 

Leo Spee | Keywords: Software Asset Management, beheer software, Software Management, IT processen, IT beheer, SAM Assessments, License Management, ICT processen, Asset Management, ICT beheer