Software Asset Management Expert // Blog

De toegevoegde waarde van een Licentie Management Team voor de organisatie

Een Licentie Management Team kan een belangrijke rol vervullen in het inkoopproces van nieuwe software(licenties) of uitbreiding van het aantal licenties en het inkoopproces van contractverlengingen. Veel organisaties hikken nog aan tegen de gedachte om hiervoor een specialist of een team in te zetten. Met deze blog hoop ik niet alleen beslissers maar ook potentiële specialisten een positieve impuls te geven om in hun organisatie de volgende stap ten behoeve van de volwassenheid van Software Asset Management te zetten.

Kom tot de kern van de vraag!

Inkoop, contractmanagement en systeembeheer hebben elk hun specifieke kennis- en aandachtsgebied, waarbij ten aanzien van licenties vaak vertrouwd wordt op de software uitgever of -reseller terwijl die in de meeste gevallen lang niet altijd voldoende informatie heeft (gekregen) om het meest optimale advies te geven. Licentiemanagement vervult een brugfunctie tussen Inkoop / Contractmanagement enerzijds, en Systeembeheer anderzijds. Zonder deze brugfunctie vindt er in de regel onvoldoende afstemming plaats om de contracten af te stemmen op de wijzigende behoeftes. Licentie Management vult de kennisleemte op en stelt de juiste vragen aan de betrokkenen in het inkoopproces, maar levert ook (ongevraagd) de benodigde informatie voor het inkoopproces. Beide specialisaties hebben in de regel onvoldoende licentiekennis om goed de impact van wijzigende behoeftes te kunnen bepalen.

Wat zijn nu die juiste vragen en benodigde informatie? Laat ik beginnen met twee voorbeelden van juiste vragen die gesteld dienen te worden:

  • “in de offerte staat licentie type device, aangezien we flexwerkplekken hebben, hoe is het aantal device licenties bepaald?
  •  “in de offerte gaat het om serverlicenties, wordt hierbij ook onderscheid tussen productie en non-productie gemaakt, moet voor elke server dezelfde licentie worden aangeschaft of alleen voor de productie omgeving?”

Om deze vragen te kunnen beantwoorden, is in elk geval de volgende informatie benodigd:

  • End User License Agreement (EULA); bij het beoordelen van de offerte ontbreekt de EULA vaak, hierin staat beschreven wat je wel en niet mag met de beoogde software. Licentie Management, eventueel samen met de contractmanager of jurist kunnen helpen met het bepalen van de impact van de rechten en plichten.
  • Software Activatie; informatie over licensekeys die gebruikt moeten worden of een beschrijving van de manier waarop de software wordt geactiveerd is lang niet altijd duidelijk (bijvoorbeeld via een online verbinding met de server van de software uitgever). Dit kan impact hebben in het deploymentproces en daarna in het managen van het aantal in gebruik zijnde licenties.

Zonder een (intern of geoutsourcet) licentiemanagement team zullen deze vragen of wel niet gesteld worden, of niet volledig beantwoord worden, waardoor de organisatie niet de juiste keuzes kan maken.

Administratief werk is niet leuk; Licentie Management wél!

Het is een misverstand om Licentie Management te zien als een administratieve functie. De ervaring leert dat 80% van de tijd aan analyse en kennisvergaring en kennisdeling wordt besteed. Terwijl met de verkregen kennis slechts 20% van de tijd wordt besteed aan daadwerkelijk vastleggen en rapporteren. De kennis voor de organisatie is de toegevoegde waarde die met name tot uiting komt in het verstrekken van rapportages over de licentiepositie en bijbehorend advies.

Wat bedoel ik nu precies met kennisvergaring en deling?

  • Het achterhalen van specifieke aanvullende voorwaarden bij een licentietype. Door het bestuderen van bijvoorbeeld het Oracle licentiemodel Named User Plus, weet je bijvoorbeeld dat naast het aantal geautoriseerde user ook het aantal fysieke processors waarop de software wordt gedraaid mede bepalend is voor het aantal benodigde licenties.
  •  

De advisering bij licentievraagstukken kan bijvoorbeeld zijn:

  • Uit de licentierapportage blijkt een tekort aan licenties voor Microsoft Visio. Echter, uit aanvullende meetresultaten is geconstateerd dat het daadwerkelijk gebruik van de software veel lager is. Het advies is dan om oude installaties te verwijderen.

Tot slot: Ziet of vermoedt u potentiële financiële risico’s ten aanzien van software gebruik en software inkoop in de organisatie?  Start met het oprichten van een licentiemanagement team, al dan niet (gedeeltelijk) geoutsourcet.

Rudi Bissels | Keywords: Software Asset Management, License Management, beheer software, IT processen, IT outsourcing, Outsourcing, SAM as a Service, Servicedesk software