Software Asset Management Expert // Blog

Een SAM assessment om de SAM strategie te bepalen

Elk bedrijf dat het MKB niveau overstijgt kan er tegenwoordig niet meer omheen: de kans op een vendor review of audit is reëel. En naar mate het bedrijf meer standaard software gebruikt, stijgt de kans. Wanneer je dan ongeplande en ongewenste uitgaven wilt vermijden, dan zal je een Software Asset Management (SAM) strategie moeten bepalen. De SAM strategie moet weergeven welke organisatorische, procesmatige en technische maatregelen er nodig zijn om compliance risico’s te vermijden en eventueel ook nog kosten te besparen.

Het beheren van software assets is echter geen op zich staand proces, maar een complex geheel aan activiteiten. In projecten wordt nieuwe software de organisatie binnen gebracht, terwijl eindgebruikers via de servicedesk toegang vragen tot bestaande applicaties. Contract Management beheert de aangekochte licenties, maar om de licentiepositie te bepalen is er informatie uit de infrastructuur nodig om te bepalen hoe de software is ingezet en wordt gebruikt. Welke technische bronnen bevatten daarvoor de benodigde informatie? Als de analyse van die bronnen uiteindelijk leidt tot adviezen voor het optimaliseren van de licentie positie, dan zal het duidelijk moeten zijn wie het mandaat en budget heeft om beslissingen te nemen. Deze optimalisatieslagen zullen dan middels Change Management, of Contract Management in samenwerking met Financiën tot de gewenste resultaten moeten leiden. En hoe controleer je of dat ook daadwerkelijk is gelukt?

Maar zelfs als je weet wat er allemaal nodig is om het IT beheer van software assets onder controle te krijgen; wie heeft er dan het overzicht om te bepalen wat de huidige situatie is, en wat er dus nodig is om tot de gewenste situatie te komen?

Kortom: voordat een bedrijf de SAM strategie kan bepalen en implementeren, zal het eerste moeten weten welke delen van het complexe geheel aan activiteiten zijn ingericht, en hoe deze samenwerken. Pas dan kan bepaald worden welke stappen er nodig zijn om tot de gewenste resultaten te komen, en welke aanpak realistisch is om de balans te vinden tussen korte- en lange termijn doelstellingen.

Een SAM assessment doet precies dat. Het is de initiatie van SAM. Met een SAM assessment bepaalt een bedrijf haar huidige situatie, op basis waarvan de SAM strategie bepaald kan worden.

De volgende stap is de implementatie van de strategie, om in één om meerdere iteraties tot de gewenste situatie te komen: een succesvolle uitvoering van SAM die een continue inzicht geeft in de risico’s en besparingsmogelijkheden ten aanzien van software assets, en daadwerkelijk leidt tot het minimaliseren van die risico’s en het optimaliseren van de uitgaven die nodig zijn.

 

 

Leo Meijer | Keywords: Software Asset Management, Software Management, IT processen, IT beheer, SAM Assessments, Asset Management, ICT processen, beheer software, ICT beheer