Software Asset Management Expert // Blog

Hoezo wordt het niet juist afrekenen van de licenties door veel mensen niet gezien als diefstal?

Tijdens mijn werk als SAM consultant stel ik mezelf regelmatig de vraag: Hoe komt het toch dat als ik bij de Albert Heijn iets niet op de kassaband leg bij het afrekenen iedereen dit direct als diefstal ziet? Terwijl tegelijkertijd, als ik bij het uitvoeren van een Microsoft Baseline een tekort van 200 Visio licenties constateer, de beheerder mij zonder blikken of blozen vertelt dat vast niet iedereen de software daadwerkelijk gebruikt, en je er dan toch niet voor hoeft te betalen? Ook al is de software wel degelijk bij de gebruikers geïnstalleerd.

Ik denk dat dit probleem ontstaat omdat een licentie vaak niet wordt gezien als iets tastbaars en dus oneigenlijk gebruik ervan niet direct herkend wordt. Tegenwoordig komen licenties niet meer in doosjes binnen, de meeste licenties en bijbehorende, vaak enorm uitgebreide documentatie verdwijnt ergens in een mailbox, waardoor ook de bijbehorende rechten en plichten min of meer ongrijpbaar iets worden. Hierdoor wordt het risico vergroot om software "onopgemerkt niet af te rekenen".

In de praktijk wordt naar mijn mening erg luchtig gedacht over het niet hebben van de juiste licenties en wordt dit zeker niet met ‘diefstal’ geassocieerd. Als ik echter een beheerder de vraag stel of ze bij de AH wel alles dat op de band ligt netjes afrekenen, valt meestal het kwartje alsnog.

In mijn voorbeeld hebben we het over device licenties, dat betekent dus dat er voor elk device waar de software op geïnstalleerd is een licentie aanwezig moet zijn. Het maakt in veel gevallen voor de licentie niet uit of de software nu wel of niet is gebruikt door de eindgebruiker. Als de software geïnstalleerd staat moet er voor worden afgerekend. In sommige gevallen geldt zelfs dat het geautoriseerd zijn voor gebruik wordt geteld als geïnstalleerd. Een voorbeeld hiervan is software die op een Terminal Server of via Citrix wordt aangeboden.

Om het daadwerkelijk gebruik van software te meten is het raadzaam een SAM tool aan te schaffen. Enerzijds om het gebruik van software te meten en anderzijds om het gebruik van de software te registreren. Zo kan het gebruik van software vergeleken worden met de aantallen geïnstalleerde en gelicentieerde software, en ontstaat het zogeheten compliance overzicht. En daarnaast vooral niet te vergeten: met een SAM tool wordt een effectief gebruik van software licenties; welke werknemer heeft er daadwerkelijk specifieke software nodig om de functie uit te oefenen? Het is natuurlijk zonde om iets te moeten betalen wat niet eens gebruikt wordt.

Ook in gevallen wanneer software wordt geïnstalleerd om software te testen moet goed worden nagedacht over licentiering, zeker als men dit langer doet dan de testperiode van 90 dagen of zonder een eventuele test licentie zoals MSDN. Als ik de klant vraag op welke manier de testomgeving is gelicentieerd krijg ik heel vaak als antwoord "ja, maar dat is om te testen".
Als ik dan uitleg dat daar ook licenties voor nodig zijn vraagt men zich vaak af of ik me niet vergis. Dat is niet het geval! Bij het gebruik van software om te testen dient er een productie- of test licentie tegenover te staan. Ik adviseer altijd om test machines door middel van duidelijke naamgeving of gescheiden hardware als een aparte ESX host gescheiden te houden. Op die manier is het duidelijk dat het om test machines gaat en kan er nooit een discussie ontstaan omtrent oneigenlijk gebruik.

Kortom: Naar mijn idee wordt er te vaak "te makkelijk" gedacht over het wel of niet hebben van de juiste licenties. Het ontbreekt veelal aan de juiste kennis over de wijze waarop licentiecontracten zijn opgesteld, wat is wat en waar mag het voor gebruikt worden? Een goede registratie is noodzakelijk om de licentiepositie te bepalen.  Dat neemt natuurlijk niet weg dat de vele verschillende de licentieovereenkomsten met afwijkende rechten en plichten zonder expertise het niet makkelijker maken voor de gemiddelde drukke IT beheerder. Juist hierom komt een SAM partner met licentie expertise van pas, die je altijd kan adviseren op basis van de meest actuele en correcte informatie specifiek passend bij uw bepaalde situatie.

Ik ben erg benieuwd naar uw gedachten over bovenstaand onderwerp! Bent u het met mij eens of zie ik het "te zwart wit " ?

Ronald Schreur | Keywords: Software Asset Management, License Management, SAMtools, beheer software, Software Management