Software Asset Management Expert // Blog

In gesprek met Dennis Montanje: redenen voor de implementatie van Software Asset Management

Elke maand stellen wij Dennis Montanje 5 vragen over Software Asset Management gerelateerde onderwerpen. Tijdens dit gesprek staat het onderwerp “redenen voor de implementatie van Software Asset Management” centraal.

Onder leiding van Dennis Montanje helpt Softline Solutions organisaties bij de implementatie van Software Asset Management. Op deze wijze wordt transparantie in software assets gecreëerd, waardoor kostenbesparingen en compliance gerealiseerd kunnen worden.

Dennis staat sinds 15 jaar uiteenlopende organisaties bij tijdens de implementatie van Software Asset Management, waarbij hij een strategische rol aanneemt binnen SAM trajecten bij overheidsinstellingen en commerciële nationale en internationale organisaties. Sinds 2010 is Dennis als Managing Director verantwoordelijk voor Softline Solutions Benelux.

1. Wat zijn de redenen voor een organisatie om te starten met de inrichting van Software Asset Management?

Er zijn 3 primaire drijfveren om te starten met Software Asset Management (SAM):
In de 1e plaats gedrevenen vanuit een sotware audit, waarbij een organisatie denkt: “dit nooit meer”, dus vanuit de noodzaak om controle te krijgen.
Op de 2e plaats cost avoidence gedreven, vanuit de interne organisatie wordt op kostenbesparing en kostenbeheersing geduwd.
En op de 3e plaats vanuit de overtuiging een goed huisvader te willen zijn en geen licentie incompliance te willen hebben. Hoewel dit uiteindelijk voor meer organisaties geldt, zie je deze reden over het algemeen vaker terugkomen binnen de overheid, omdat zij zich simpelweg niet kunnen veroorloven op een soortgelijke wijze in het nieuws te komen. Overheidsinstanties staan normaliter meer in de picture en worden als rolmodel gezien.

2. Je noemt een IT audit of software audit als 1e drijfveer. Geldt dit ook als drijfveer wanneer er geen hoge kosten aan verbonden zijn?

Het is voor organisaties van belang om een bepaalde voorspelbaarheid van kosten te hebben, dus om geen verrassingen te hebben. Ook al zou er een positieve uitkomst uit de IT audit komen, namelijk 0 euro, de samenhangende kosten voor een software audit zijn nooit gebudgetteerd en vormen dus een verrassing. Deze samenhangende kosten ontstaan voornamelijk wanneer de organisatie geen controle over de software huishouding heeft. Een voorbeeld hiervan is een gehaaste samenstelling van een intern team dat uit hun dagelijkse werkzaamheden getrokken wordt en zich bezig gaat houden met de software audit. Er is nog niets gebeurd, maar je staat als organisatie al meteen 1-0 achter. Een andere meer positieve uitkomst van een IT audit kan zijn dat blijkt dat de organisatie meer software licenties in huis heeft dan dat er daadwerkelijk gebruikt worden. Ook al is er geen extra “out of pocket” budget mee gemoeid, er dient alsnog een efficiency slag plaats te vinden. Ten tijde van de software audit voelt de organisatie weliswaar geen pijn, voor de budgetteringsronde van het jaar erop is nog steeds inzicht nodig.

3. Zie je nu ook een verschil van redenen om te starten met SAM, wanneer je met de personen in verschillende rollen binnen een organisatie spreekt?

Vanuit het hoger management, Raad van Bestuur, is de primaire drijfveer over het algemeen “kostenbeheersing”. Prima wanneer de uitkomst is dat de software spend 100 is, maar wanneer gedurende een software audit blijkt dat de software spend 200 is, dan is dit uiteraard ongewenst. Het krijgen van controle op kosten versus ongebudgetteerde kosten, dat is voor hen een belangrijke doelstelling. Vervolgens kun je dan als senior management, aan de hand van benchmarks, of gesprekken met vakgenoten, bepalen dat de software spend in verhouding tot branchegenoten of organisaties met soortgelijke grootte en core business wat aan de hoge kant is. Dit kan een duidelijke trigger veroorzaken om kostenbesparingen te realiseren.

4. Binnen een organisatie kunnen er dus verschillende uitgangspunten bestaan om te starten met SAM. Merk je nu ook gaandeweg de implementatie dat de volgorde van deze uitgangspunten veranderen?

Het veranderen van de volgorde van de eerder genoemde drijfveren, zie je voornamelijk ontstaan wanneer er een volgende stap naar de volwassenheid van SAM in een organisatie wordt genomen. De uitkomsten van een software audit die initieel als trigger golden, maken vervolgens ruimte voor de meer ideologische overtuiging: geen software incompliance. Dit is alleen realiseerbaar wanneer organisaties “in control” zijn, waarna vervolgens de stap naar kostenbesparing genomen kan worden. Deze stappen zijn eenvoudig terug te leiden naar het volwassenheidsmodel van SAM; je moet eerst weten wat je hebt, voordat je kunt gaan besparen. Zelfs als een organisatie zegt dat het enige doel kostenbesparing is, dan is dit altijd pas bij fase 2 van de implementatie van Software Asset Management realiseerbaar. Stap 1 is altijd “weet wat je hebt”, stap 2 is “weten wat je echt nodig hebt, maar vooral ook wat niet”. Dat nodig hebben zit in een aantal dingen: het gebruik van applicaties, het gebruik van licenties en de overlap in functionaliteit van applicaties, oftewel standaardisatie.

5. Een organisatie besluit dus te starten met Software Asset Management. Wat zou dan een logische eerste stap zijn?

Wat je bij sommige organisaties ziet, is dat er wordt gestart met de selectieprocedure van een SAM tool. Tijdens dit proces, of in sommige gevallen pas na de implementatie van de tool, realiseert de organisatie dat zij niet per definitie de gewenste uitkomsten krijgen. Software Asset Management raakt de gehele organisatie en is dus meer dan de implementatie van een SAM tool alleen. Het is een samenspel tussen organisatie, proces en techniek en deze 3 elementen dienen goed op elkaar te worden afgestemd. Ik raad organisaties aan om te starten met een SAM Assessment, waar verschillende aspecten de revue passeren, zoals het creëren van bewustwording in de organisatie, het vaststellen van het gewenste ambitie niveau en het inzichtelijk maken van risico’s, verbeterpunten en eventuele quick wins tijdens "as-is" en "to-be" workshops die inzichtelijk worden gemaakt en worden uitgewerkt in een meerjaren- en korte termijnplan.

Volgende keer:

Waar dient een organisatie rekening mee te houden wanneer men besloten heeft het Software Asset Management te starten?

Dennis Montanje | Keywords: Software Asset Management, IT beheer, License Management, ICT beheer, Asset Management, ICT processen, IT processen, Software Management, beheer software