Software Asset Management Expert // Blog

“Licensing made easy, just use a post-it”

“Licenties zijn moeilijk”, “Je kan daar wel op afstuderen”, “Elke keer verzinnen ze wel weer iets nieuws”. Zomaar een paar statements die regelmatig door klanten worden gemaakt wanneer het gaat over software licenties. Meestal gaat het dan om Microsoft, maar naar mijn bescheiden mening wordt hiermee voorbij gegaan aan dezelfde en mogelijk nog grotere complexiteit die aangetroffen wordt bij de licentiemodellen van bijvoorbeeld Oracle, SAP, IBM, Siebel, Attachmate en Adobe.

Het is ook niet altijd even makkelijk om het verschil te zien tussen device- versus gebruiker CALs, abonnement- versus eeuwigdurende licenties, processor- en core-licenties, rechten en plichten voor het draaien van software op een fysieke machine dan wel gevirtualiseerde machine en in het geval van virtueel ook nog eens “zwervend” door het gehele datacenter. Het feit dat dit soort licensing vraagstukken door organisaties niet altijd als gemakkelijk wordt ervaren, kan worden verklaard doordat licentiebeheer en –gebruik geen core-business is voor de meeste IT-ers: ik rijd bijvoorbeeld al jarenlang auto maar het onderhoud ervan gebeurt toch echt door de dealer. Neemt niet weg dat ik met de juiste uitleg vast een eind kan komen.

De “Post-it methodiek”

Software licensing an sich is namelijk in de basis niet zo moeilijk. Pak een post-it (zo’n geel stickertje met een lijmrandje), schrijf daarop de naam van een medewerker, “Jan Jansen”, en de naam van het product;  “toegang tot mail”. Deze post-it geef je aan de betreffende medewerker als vermeld op de post-it en hij/zij mag vanaf elk willekeurig apparaat zijn/haar mail benaderen. Dit simpele voorbeeld staat gelijk aan een gebruikers Client Access License (CAL). Op een andere post-it schrijf je “Office 2013 Standard”, en deze post-it (lees: licentie) plak je op een laptop waardoor op deze laptop de Office 2013 Standard software geïnstalleerd mag worden. Een derde en laatste voorbeeld is een post-it met daarop geschreven “Windows Server 2012 Datacenter”. Hiermee loop je naar een server en plakt die daarop. Wanneer de betreffende server echter vier processoren heeft, dan heb je twee van dergelijke post-its (licenties) nodig. 
Door het bij elkaar optellen van deze en alle nog te schrijven post-its voor alle mogelijke producten en toepassingen, gebruikers en apparaten kom je op het aantal vereiste licenties. Bij iedere nieuwe gebruiker moet een nieuwe post-it gemaakt worden, evenals bij ieder nieuw apparaat, etc., etc. Gaat een apparaat stuk of een gebruiker met pensioen, dan haal je simpelweg de post-it eraf en op basis van de rechten die je hebt is deze op een nieuw apparaat/gebruiker te plakken, óf bijvoorbeeld op de plank te leggen als voorraad.

Is het dan echt zo simpel, en kunt u uw facilitaire afdeling de opdracht geven tot de aanschaf van een pallet post-its? Nee, helaas zal dit geen effectieve oplossing zijn. De moeilijkheid van software licensing zit hem ook niet in ieder(e) licentie(model) afzonderlijk, maar juist het samenspel van verschillende modellen en de grote aantallen en diversiteit aan apparaten, gebruikers en toepassingen. Daarnaast vormt het ontbreken van het besef en de focus binnen organisaties op het belang van goed Software Asset Management wellicht nog wel de grootste valkuil voor organisaties.
Om terug te komen op het voorbeeld van mijn auto: Wanneer ik gedurende het jaar het oliepeil en de bandenspanning van mijn auto controleer en als een goed “huisvader” voor mijn auto zorg, is regelmatig onderhoud door de garage uiteindelijk nog steeds noodzakelijk en verstandig. Echter, ik beperk hiermee grote schade en minimaliseer de uiteindelijke kosten ervan.

René Lansink | Keywords: Software Asset Management, SAMtools, License Management, IT outsourcing