Software Asset Management Expert // Blog

Licentiedesk: het kloppende hart van de SAM organisatie

Een licentiedesk of SAMdesk maakt een belangrijk onderdeel uit van de dagelijkse operationele invulling van Software Asset Management binnen een organisatie en is hierbij aanvullend op de tactische en strategische werkzaamheden die worden uitgevoerd door een SAM Manager (of Asset manager).

Operationele activiteiten waar een Licentiedesk of SAMdesk de SAM organisatie mee ontlast zijn bijvoorbeeld:

  • Een juiste administratie van aangekochte licenties in een SAM tooling;

  • Een adequate en tijdige doorbelasting van licenties aan afdelingen;

  • Voorzien van rapportages welke door de SAM Manager binnen de organisatie verspreid kunnen worden;

  • Beantwoorden van licentie gerelateerde vragen;

  • Beoordelen van de impact van projecten op de bestaande licentie positie;

  • Het uitvoeren van procedures en verdere ondersteuning van de SAM Manager zodat deze zich volledig kan concentreren op de inrichting en invulling van Software Asset Management op tactisch en strategisch niveau. 

Het opzetten van een Licentiedesk / SAMdesk vraagt de uiterste zorgvuldigheid en commitment, zoals ik in mijn eerdere blog ook heb geschreven. Deze kan alleen succesvol als kloppend hart van de SAM organisatie fungeren wanneer je als organisatie rekening houdt met het volgende:

  • Zorg voor gekwalificeerde medewerkers. Software Asset Management is een zeer specifiek specialisme dat vereist dat de medewerkers niet alleen kennis hebben van software licentie (regels) maar ook (op hoofdlijnen) inzicht hebben in de ICT infrastructuur, ITIL processen en contractmanagement.
  • Motivatie is een absolute must - licentiebeheer vraagt veel van Licentiedesk/SAMdesk medewerkers omdat continu moet worden gewerkt aan het bijhouden van kennis.
  • Verantwoordelijkheid moet door de afdeling zelf worden genomen. Andere afdelingen – SAM proces interfaces – zullen op de hoogte moeten worden gebracht van de informatie behoeftes en benodigdheden van een licentiedesk/SAMdesk. Je kunt er als licentiedesk/SAMdesk niet klakkeloos vanuit gaan dat andere afdelingen de informatie aanleveren die benodigd is voor het licentie beheer (bijvoorbeeld bewijzen van aanschaf of bewijzen van gebruiksrecht).
  • Overredingskracht is nodig om de hele organisatie mee te nemen in het nemen van een verantwoordelijkheid die niet altijd direct zo ervaren wordt. Specialisten zullen, bijvoorbeeld, gevraagd worden om licenties anders in te zetten, zich te verantwoorden voor keuze van het licentie gebruik of zelfs hun werkwijze aan te passen in processen als Release- & Deploymanagement.. Ownership ligt niet (alleen) bij de licentiedesk/SAMdesk, het realiseren van draagvlak in de organisatie is dan ook een must.
  • Het inzetten van effectieve SAM tooling om te zorgen voor een compleet beeld van de infrastructuur, registratie van gedane bestellingen en afgesloten contracten om inzicht te creëren in de bestaande licentiepositie.
  • Zorg dat de omgeving/de organisatie op de hoogte is van de doelstellingen van de licentiedesk/SAMdesk en bereid de organisatie voor op een mogelijke verandering van inzichten waar het gaat om de bestaande architectuur. Het anders inrichten/inzetten van de infrastructuur kan al snel een enorme besparing realiseren.


Tot slot, een licentiedesk/SAMdesk kan echter niet alles alleen, vele rollen binnen een organisatie dienen deel te nemen in het proces van compliant worden en blijven tot het licentie technisch optimaliseren van de infrastructuur. Benoem software eigenaren, betrek licentiebeheerders bij het opstellen van architectuur en de start-up van projecten. Voer licentiebeheer echter ook door in vaak reguliere processen als inkoop, contractmanagement, change- en releasemanagement en ontwikkelprocessen.

Claire van Steenderen | Keywords: Software Asset Management, License Management, IT outsourcing, Outsourcing, IT beheer, Servicedesk software