Software Asset Management Expert // Blog

Maak een start met interne software audits

“68% Van de organisaties kunnen binnen de komende 12 maanden in elk geval één software audit verzoek verwachten. Het is waarschijnlijk dat dit percentage nog verder zal toenemen.” Onderzoeksbureau Gartner [september 2014]

Hoewel de meeste organisaties geregeld met software audits geconfronteerd worden, zijn veel organisaties toch niet goed voorbereid. Redenen hiervoor kunnen zijn: te weinig licentiekennis, te weinig tijd, en ga zo maar door. Echter kunnen organisaties een audit een stap voorblijven door periodiek de licentie compliance status te controleren middels “interne software audits”.

Voordelen hiervan zijn:

1.    Het uitfaseren van software en licenties die niet in gebruik zijn.
2.    Het risico van incompliance verlagen.
3.    Kostenverlaging: Bijvoorbeeld omdat blijkt dat een bepaalde applicatie niet meer in gebruik is. Door deze applicatie te verwijderen kan de licentie in de toekomst aan een andere gebruiker/apparaat worden toegewezen. Door het inrichten van SAM processen is een organisatie in staat om de risico’s samenhangend met een audit te verkleinen.

Te nemen stappen om op reguliere basis een interne audit plaats te kunnen laten vinden:

Stap 1:

Overleg met de IT-staf en het senior management binnen uw organisatie om draagvlak te creëren voor het inrichten van Software Asset Management (SAM). Dit kan op verschillende manieren, waarbij (een gedeelte van) activiteiten intern of extern kan worden ingevuld. Richt, al dan niet samen met een SAM specialist, SAM processen in om de compliance status op reguliere basis, of als continue proces, te controleren en communiceer dit naar de interne organisatie.

Stap 2:

  • Bepaal van welke software leveranciers optimalisatie de grootste impact heeft op de organisatie en ga deze  onderzoeken.

  • Maak gebruik van gespecialiseerde SAM tooling om een compliance rapport te genereren dat het gebruik van de te onderzoeken software laat zien. Softline Solutions maakt hiervoor gebruik van Flexera FlexNet Manager.

Stap 3:

  • Analyseer het rapport om non-usage te identificeren.

  • Organiseer een overleg met het IT Team om de acties te bespreken om applicaties welke niet worden gebruikt van de systemen te verwijderen.

  • Genereer een rapport met daarin: naam van de applicatie, machine naam, de datum van de audit en hoeveel dagen de applicatie niet in gebruik is.

 Stap 4:

  • Analyseer het rapport om de gebruikers te identificeren die de applicatie >90 dagen niet hebben gebruikt.

  • Werk samen met de team-leads van de betreffende gebruikers om wel/niet akkoord te verkrijgen om de betreffende applicaties te verwijderen.

  • Verwerk de reactie van de team-leads met daarin de motivatie om de software al dan niet te verwijderen (wellicht is de software nodig voor een bepaald project).

  • Organiseer met het IT-Team om de te verwijderen applicaties te laten verwijderen en verwerk dit in het rapport met de datum waarop de applicaties is verwijderd.

Stap 5:

Analyseer wederom het rapport om er zeker van te zijn dat de gebruikers de correcte versie en suite hebben geïnstalleerd (gebruikt de gebruiker een volledige suite, of kan het goedkoper zijn om uitsluitend een bepaalde applicatie aan te kopen en deze te onderhouden).

Stap 6:

  • Genereer een nieuw rapport.

  • Stel de uitgevoerde veranderingen en software compliance vast.

  • Verhelp iedere nog bestaande incompliance door de aankoop van nieuwe licenties, of hergebruik de licenties welke zijn teruggehaald tijdens de audit.

  • Stel de gemaakte kostenbesparing vast en presenteer deze aan het senior management.


Het uitvoeren van interne software audits is een belangrijk onderdeel van SAM. Software leveranciers zijn met software audits/ reviews of een true up op zoek naar onder-gelicentieerde software. Een goed ingericht SAM proces is de methode om vervelende verassingen te voorkomen en is de organisatie voorbereid en compliant wanneer goed uitgevoerd.

Vincent Smit | Keywords: Software Asset Management, License Management, SAMtools, beheer software, Flexera Flexnet Manager, SAM as a Service, IT beheer, Asset Management, SAM tool, ICT beheer, SAM tool, SAM tools, ICT processen, IT processen, Software Management