Software Asset Management Expert // Blog

Over SAM, mensen, rollen & kennis

“To know what you know and what you do not know, is the true knowledge”- Confucius

Ik hoor het u denken…komt er nu een heel verhaal vol open deuren en clichés? Over de juiste mens op de juiste plek? En dan gelinkt naar Software Asset Management?  Ja, inderdaad. Maar er is een reden om dit onderwerp opnieuw onder de aandacht te brengen.

Ik neem u even mee: U bent CIO van een organisatie, en u weet dat het tijd is voor de renewal van uw bestaande license agreements. U bent eindverantwoordelijk voor het managen van uw software assets, dus u vraagt aan uw team om de noodzakelijke informatie te vergaren over de latest deployment, usage, en compliance data van de betreffende licenties, inclusief de noodzakelijke contractinformatie om een gesprek met de vendor aan te kunnen gaan.

Al snel wordt iets pijnlijk duidelijk. De contractmanager die ooit de onderhandelingen voerde heeft uw organisatie verlaten, uw juristen hebben het te druk en zullen de contracten zodra ze tijd hebben doornemen en uw systeem beheerders weten niet zeker hoeveel servers en medewerkers de applicaties gebruiken. U realiseert zich dat uw SAM organisatie niet goed is opgelijnd. De mensen die bijdragen aan SAM zijn verspreid over de hele organisatie en zijn niet in staat als team te opereren.

Dit komt heel vaak voor. Organisaties hebben meestal geen dedicated team voor het managen van software assets. En daarmee loopt de organisatie een risico op hoge rekeningen voor onderlicentiering. En dan wordt er uiteraard naar de CIO gewezen!

Om het managen van de software assets in de grip te krijgen, moet een CIO kunnen terugvallen op een SAM team. Een team met personen met gedegen en actuele kennis van alle aspecten van software licensing. 

Het is een complexe materie, en het is niet realistisch te verwachten dat een of twee mensen in een organisatie over alle noodzakelijke kennis beschikken om deze taak succesvol op zich te kunnen nemen. Het allerbelangrijkste voor een CIO is ervoor te zorgen dat hij zich te allen tijde verzekerd weet van de noodzakelijke kennis, talenten en vaardigheden, waar deze dan ook gehaald moet worden, om een SAM proces effectief te kunnen inrichten en managen. In veel gevallen is de meest logische oplossing de ontbrekende kennis te betrekken van een trusted advisor.

Daarmee kom ik aan de crux van het verhaal. Zorg dat u als organisatie goed in kaart brengt welke kennis op het gebied van software assets bij welke functionarissen aanwezig is, zorg dat de juiste mensen aangelijnd worden in het managen van de software assets en beleg de noodzakelijke rollen in de organisatie zodanig dat er een zo optimaal mogelijk SAM team ontstaat.

En vooral: weet wat u niet weet en zorg dat u de missende kennis in huis haalt door gebruik te maken van experts wiens taak het is het wèl te weten. Ook als dat betekent dat u deze kennis extern moet halen. U zult zien dat u dan steeds meer in control raakt!

Ingrid Roodenburg | Keywords: Software Asset Management, License Management, SAMtools, beheer software, Software Management, IT processen, IT beheer, Servicedesk software, ICT beheer, SAM tool, Software inventarisatie, Software inventarisatie tool, Asset Management, SAM tool, ICT processen