Software Asset Management Expert // Blog

SAM en SaaS

In deze blog neem ik u mee op een “SAM-journey” die gestart is door mijn collega Rudi Bissels die in een eerdere blog Infrastructure as a Service (IaaS) en Platform as a Service (PaaS) in relatie tot SAM heeft beschreven.

Blog Rudi Bissels: Uw licenties en Cloud Service

Deze blog zal dieper ingaan op Software as a Service (SaaS) en met name de vragen die gesteld moeten worden in de relatie tot SAM.

SaaS – omschrijving en verantwoordelijkheden

Waar staat SaaS in dit geheel en wat betekent nu SaaS? Volgens Gartner is de definitie van SaaS als volgt:
 “…software that is owned, delivered and managed remotely by one or more providers… The provider delivers software …  that is consumed in a one-to-many model by all contracted customers at anytime on a pay-for-use basis or as a subscription based on use metrics.” .

Voorbeelden van SaaS-oplossingen zijn: tijdschrijven, workflowmanagement, email, CRM, HRM, Finance, etc..
Onderstaande diagram geeft aan wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel van de infrastructuur: Zoals u ziet wordt bij SaaS alles gemanaged door uw provider. Dit betekent; “ik betaal voor mijn gebruik (vaak op abonnementsbasis en per periode) aan mijn provider”  en “daarmee ben ik klaar en heb ik nergens geen omkijken meer naar”, en “ik loop geen risico’s in het kader van licenties en het compliant zijn”…. Of toch niet?

 On-Premises, Iaas, Paas en SaaS versus verantwoordelijkheid

Het is een misvatting dat SaaS geen licentierisico’s met zich meebrengt. Risico’s die u loopt hangen namelijk af van uw service provider en specifieke contractafspraken die u maakt met die provider. Maar deze mogelijke risico’s hangen ook af van afspraken die uw service provider heeft gemaakt met haar leverende partijen.

Een aantal vragen die u zich moet stellen bij het afnemen van een SaaS-oplossing (in willekeurige volgorde van belangrijkheid):

Maakt uw provider gebruik van intellectueel eigendom van een derde partij? En zo ja, hoe hebben zij dit geregeld? Bent u misschien degene die juridisch gevaar loopt? Vanuit welk(e) land(en) opereert de service provider? Gelden dezelfde regels over de grenzen? Hoe afhankelijk wilt en kan u zijn van de SaaS-oplossing, en dus van uw service provider? Met de vorige vraag samenhangend: kan en mag u bestaande licenties inbrengen en zo ja, wat zijn de voorwaarden? En wat nu als u weer terug wilt naar eigen beheer? Wat is benodigd aan software aan de uw kant om de toepassing te kunnen gebruiken? Heeft u uw Proof-of-License dossier hiervoor op orde, in het geval van een audit? Wat zijn gevolgen van ongeautoriseerd gebruik? Bijvoorbeeld: wanneer u één named user account laat gebruiken door een complete afdeling. Weet u hoeveel u nodig heeft? En is het model wat wordt aangeboden flexibel wanneer er meer gebruikers bij komen? En hoe zit het wanneer u juist minder gebruikers hebt, kunt u dan zonder boeteclausules de aantallen terugschroeven? Vaak zitten aan het terugbrengen van aantallen regels verbonden, welke een maximum aantal of percentage toestaan. Kunt u zich reputatieschade veroorloven wanneer blijkt dat uw service provider dan wel leveranciers van die service provider zich niet aan de regels houden? Weet u of en zo ja hoe uw service provider uw gebruik monitort? Voorbeeld hiervan is dat service providers profielen qua gebruik opzetten en hiermee bepalen of gemeten gebruik afwijkt van wat “normaal” is.


Bovenstaande vragen zijn essentieel om te beantwoorden op het moment dat u overweegt een SaaS-oplossing af te gaan nemen. Zoals u ziet is het van belang dat u kennis heeft ten aanzien van de inhoud van contracten en gebruiksrechten (PUR, EULA, Terms & conditions), of een onafhankelijke partner heeft die u hierin kan adviseren. Daarnaast is het van belang dat u met gebruik van SAM tools (via cloud of on premises), inzicht heeft in wat u als organisatie echt nodig hebt aan software. Hoe kunt u immers bepalen of SaaS voor u de juiste oplossing is? Bewust worden en blijven op het gebied van SAM zijn dus sleutelbegrippen met als hoger doel de controle behouden over uw IT assets in het algemeen en uw licenties in het bijzonder.

René Lansink | Keywords: Software Asset Management, License Management, SAMtools, Software Management, IT outsourcing, SAM as a Service, Outsourcing, cloud, Servicedesk software, IT processen, IT beheer, ICT processen, SAM tool, SAM tools, Asset Management, Uitbesteden, SAM tool, Software inventarisatie, Software inventarisatie tool, ICT beheer