Software Asset Management Expert // Blog

SAM tool: de eerste stap naar volwassenheid

Om serieuze stappen te kunnen maken op het gebied van Software Asset Management (SAM) is een goede SAM tool onontbeerlijk. Na aanschaf (inhouse of hosted) is één van de eerste acties op het lijstje het vullen van de SAM tool met gegevens die al bekend zijn. Dit komt meestal neer op het overhevelen van data uit zelf ontwikkelde overzichten zoals spreadsheets en databases. Bij het inrichten van SAM tool, wordt in 1 klap zichtbaar hoe groot deze stap voorwaarts is.

 

Uiteindelijk zal je merken dat je tegen de volgende zaken aan gaat lopen:

Een SAM Tool maakt duidelijk dat de  zorgvuldig opgebouwde (oude) dataset incompleet is.

Een tool dwingt zaken als volledigheid af in de interface. Dat doet een sheet niet, daarin kan je gerust een veld leeg laten, bijvoorbeeld omdat je de precieze data nog moet opzoeken. Het grote gevaar is dat je dat nooit meer doet omdat er dringender zaken in je mailbox binnenkomen.
SAM tools zijn ontwikkeld om een proces te ondersteunen, spreadsheets ontwikkelen zich aan de hand van de behoefte op dat moment. Tijdens de migratie zul je er achter komen dat er in de loop van de tijd omissies zijn geslopen in de administratie. Of je herinnert je plots, dat dat destijds een bewuste keuze was.

Een SAM Tool maakt duidelijk “waar de schoen wringt”.

De opmaak van gegevens zoals valuta en data wordt door een SAM tool afgedwongen en keurig in de database opgeslagen. Eigenbouw spreadsheets en databases bevatten dit soort veiligheidsmechanismen vaak niet. Hierdoor ontstaan kleine foutjes, zoals het voorkomen van ogenschijnlijk dubbele contactpersonen (Janssen en Jansen) die in werkelijkheid dezelfde persoon zijn, of Amerikaanse en Nederlandse datumnoteringen die naast elkaar gebruikt voor verwarring zorgen over de looptijd van contracten.

Een SAM Tool verhoogt de kwaliteit.

SAM Tooling leidt tot nieuwe inzichten op basis van oude data. Dat roept nieuwe vragen op, met bijbehorende acties. Zo kun je bijvoorbeeld erachter komen dat niet alle servers op hetzelfde patchniveau zitten, databases niet geconfigureerd zijn conform het toegepaste licentiemodel, of dat de tellingen van hard- en software niet overeenkomen met de gegevens uit andere systemen. Het gebruik van een SAM tool leidt niet alleen tot nieuwe werkzaamheden, maar tot een volgende stap in het volwassenheidsniveau van uw SAM processen.

Kortom: een SAM tool helpt je organisatie in die groeispurt op weg naar volwassenheid. Bent u klaar om de stoute schoenen aan te trekken?

Jan van Kalkeren | Keywords: Software Asset Management, SAMtools, IT beheer, beheer software, License Management