Software Asset Management Expert // Blog

SAM tool implementatie: lessons learned

In mijn vorige blog “SAM tool: De eerste stap naar volwassenheid” heb ik gesproken over wat er zoal op een organisatie afkomt na het in gebruik nemen van een SAM tool.

Vorige blog “SAM tool: De eerste stap naar volwassenheid”

Nu doe ik nog een stap verder terug en kijk ik naar het implementatieproject. Wat zijn de meest voorkomende valkuilen, en waar moet u als belanghebbende of misschien zelfs opdrachtgever van zo’n project op letten? Met andere woorden: Wat zijn de lessons learned?

Organisatie

Zorg dat uw organisatie klaar is voor het project. Het feit dat u SAM tooling gaat installeren en inrichten, wil niet zeggen dat u tevreden achterover kunt leunen. In tegendeel!

  • Waarschijnlijk vereist de gekozen projectmethodiek (bijvoorbeeld Prince 2) dat één of meerdere van uw collega’s zitting neemt in de stuurgroep. Grijp deze kans om aan het roer te zitten met beide handen aan! Maar let op: Om de opdrachtgeversrol succesvol in te vullen, zult u tijd moeten investeren. Zorg er dus voor, dat u voldoende tijd reserveert in uw agenda!

  • Let erop, dat de implementatie en ingebruikname van de SAM tooling tijd in beslag gaat nemen. Het betreft immers een complex product dat verschillende onderdelen van uw organisatie gaat raken. Bepaal daarom vooraf of de interne projectleden wel gedurende het hele traject een rol kunnen spelen, want nieuwe projectleden inwerken kost tijd die u gedurende het traject hard nodig zult hebben op andere vlakken!

 

Proces

Het feit dat u binnen uw organisatie het besluit hebt genomen dat u toe bent aan een SAM tool, betekent niet dat uw IT processen plotseling volwassen zijn geworden of aansluiten op de nieuwe tooling.

  • Een SAM assessment voorafgaand aan de implementatie helpt u de stand van zaken binnen uw organisatie te bepalen. Zo heeft u precies in kaart waar er nog verbeteringen plaats moeten vinden, en hoe u de processen en tooling op elkaar af kunt stemmen. Daarnaast levert het assessment rapport een stevige basis voor een technisch- en een functioneel ontwerp.

  • Neem (onsite) training on the job op als onderdeel van het implementatieproject. Zo leert u de SAM tool onder begeleiding kennen, en doet u ervaring op gebruikmakend van sprekende voorbeelden uit uw eigen dagelijkse praktijk.

 

Techniek

SAM tooling is op zich niet complex, maar om de juiste gegevens te verzamelen is het nodig verbinding te maken met alle onderdelen van uw infrastructuur. Let u daarom op het volgende:

  • Vertrouw niet alleen het oordeel van techneuten. Laat de functionele- en technische ontwerpen door vertegenwoordigers van verschillende disciplines binnen uw bedrijf toetsen. Alleen zo weet u zeker dat u geen enkel data center, dochterbedrijf, inwonende dienst, buitenlocatie, of fusiepartner mist in de uitrol. Haak vooral ook aan bij IT-changemanagement en IT-portfoliomanagement. Niet alleen om wijzigingen benodigd voor de uitrol te bespreken, maar ook om toekomstige technieken, verhuizingen en migraties tijdig in het vizier te krijgen.

  • Heeft u het beheer van uw IT-infrastructuur geheel of gedeeltelijk uitbesteed? Betrek deze partijen dan in een zo vroeg mogelijk stadium bij de implementatie. Het liefst nog vóórdat het project van start gaat moeten de neuzen dezelfde kant op staan, anders laat een derde partij de uitrol van “vreemde” tooling op de door hen beheerde omgeving zeker niet toe.

Tot slot een advies op het gebied van planning: voor de technische uitrol gaat u de hulp van beheerders in uw eigen organisatie nodig hebben. De kans dat u die voor 8 uur per dag op het project ingezet krijgt is zeer klein. Houd hier rekening mee in de planning!

Jan van Kalkeren | Keywords: Software Asset Management, SAMtools, IT processen, Flexera Flexnet Manager, License Management, beheer software, Software Management, IT beheer, IT outsourcing, SAM Assessments, Outsourcing, Servicedesk software, cloud, ICT processen, SAM tool, SAM tools, Asset Management, Uitbesteden, Software inventarisatie tool, Software inventarisatie, SAM tool, ICT beheer