Software Asset Management Expert // Blog

SAP licentie management bij grote en middel grote bedrijven

Dat er met gedegen Software Assent Management (SAM) onnodige uitgaven voorkomen kunnen worden is inmiddels algemeen bekend. Het op orde brengen en houden van de ‘installed base’ en het optimaliseren van de geregistreerde licenties, is geen eenvoudige klus. Zeker niet als het gaat om SAP en al helemaal in een omgeving als een multinational. Met name complexiteit en dynamiek spelen een grote rol bij in het ‘in control’ zijn, bij het orde hebben van SAM voor SAP.

Complexiteit

De SAP licentiemodellen zijn complex en moeilijk te begrijpen. Licentiebehoefte is niet altijd direct uit de SAP systemen onttrekken. De zogenaamde LAW files zijn voor de user based licentie redelijk compleet. Maar zijn de toegewezen user licenties types correct? Het correct toewijzen van een user licentie type vereist kennis van SAP licenties en het gedrag van de user op het betreffende systeem.
De echte complexiteit zit in de package based licenties. SAP hanteert wel zo’n honderd ‘business metrics’ (cost drivers). Bekende voorbeelden zijn: aantal transacties, omzet, aantal giga bytes, etc.
Hoe de bepalingen uit het contract te vertalen naar de bedrijfsspecifieke toepassing?

Dynamiek

Nieuwe SAP producten die gebuikt worden buiten de vaste muren van het bedrijf (Mobile solutions, business partner rollen), maar ook door de actieve overname strategie van SAP zie je dat de licentievoorwaarden aan verandering onderhevig zijn. Mooi voorbeeld is gebruik van SAP user licenties in combinatie met Business Objects.
En dan is er natuurlijk ook de dynamiek aan de business zijnde zelf: Acquisities, SAP projecten en  organische groei van gebruik zijn goede voorbeelden dat een moment opname na een aantal maanden al weer gedateerd is.

Uit eigen ervaring hierbij 3 belangrijke componenten om meer grip te krijgen op SAP licensing binnen grote organisaties:

Eigenaarschap

Wie kan beoordelen welk licentie type nodig is? Het op het niveau in de organisatie beleggen van deze taak spreekt voor zich. Wat we ons wel moeten realiseren is dat voor een SAP user licentie het vermogen om te oordelen veelal op een ander niveau in de organisatie ligt dan van de meeste SAP package licenties.  Als niet de juiste mensen met de juiste kennis zijn betrokken, is dit direct een potentieel risico op het niet compliant zijn.

Kennis van SAP licentiemodellen

Zorg dat er SAP licentie kennis aan je zijde is. Vanuit de eigen organisatie, dan wel vanuit een externe partij die uw belangen behartigt. Het gaat erom dat deze persoon de kennis heeft,  deze kennis doorgeeft aan de eigenaren in uw organisatie en dat deze persoon namens het bedrijf een volwaardig gesprekspartner kan zijn richting SAP. Deze persoon kan (lees moet) dan afspraken maken over de verbijzondering van de bepalingen in het contract, zodanig dat de eigenaren de definitie kunnen interpreteren en toepassen. Afspraken maken met SAP, dit om te voorkomen dat deze discussie door juristen moet worden gevoerd.

Senior management aandacht

Een klassieker, we weten het eigenlijk allemaal, maar vele acties om een goede meting van SAP gebruik te kunnen doen vallen terug op ‘good housekeeping’. Beleidsregels (policies) kunnen hier het nodige in betekenen. Het effecturen van de regels is een volgende stap. Zeker omdat het gaat om beleid wat niet in de directe invloedsfeer van de Corporate License Management ligt, maar wel voorwaardelijk is om een goede meting van gebruik te kunnen doen.

In het bovenstaande heb ik het alleen over gebruik versus licenties. De volgende stap is natuurlijk om het licenties aan te sluiten bij het daadwerkelijk noodzakelijk gebruik. Dan begint het pas echt leuk te worden. Als je dan eigenaarschap en kennis op orde hebt, reken maar dat je senior management aandacht krijgt ….

Henk Schoonhoven | Keywords: Software Asset Management, License Management, beheer software, Software Management, Asset Management