Software Asset Management Expert // Blog

Software-verantwoordelijkheid is de achilleshiel van Software Asset Management

Een achilleshiel is een zwakke plek in een gezond mens of goed werkend systeem.

De naam is afgeleid van de Griekse mythologische held Achilles, die bij zijn geboorte door zijn moeder, in het water van een rivier in de onderwereld was gedompeld om hem onkwetsbaar te maken. Zij moest hem daarbij wel ergens vasthouden, en dat deed zij bij zijn hiel, wat daardoor de enige kwetsbare plek op zijn lichaam werd, en uiteindelijk leidde tot zijn ondergang.

De mythe geeft aan dat een kwetsbare plek op een cruciale plaats kan leiden tot kreupelheid of nog erger: de ondergang. Zo zal ook Software Asset Management kreupel gaan als de software-verantwoordelijkheid niet goed geregeld is.

Waarom is software-verantwoordelijkheid de achilleshiel van Software Asset Management? Omdat software-verantwoordelijkheid – voor de SAM of Licentie Manager - het minst beheersbare onderdeel is van Software Asset Management.

Als SAM of Licentie Manager heb je geen eenvoudige klus. Het is veel werk, en het vergt kennis en discipline om een goede licentie administratie te voeren. Het is niet eenvoudig om alle informatie uit de infrastructuur te verzamelen die nodig is om te verifiëren of je compliant bent, maar met goede tooling kom je een heel eind. Met deze informatie kan je goede adviesrapportages maken die inzicht geven in compliance risico’s en mogelijke kosten besparingen.

En dan? Dan zijn de doelstellingen van SAM – het elimineren van compliance risico’s en het minimaliseren van de kosten – nog niet bereikt. Die worden pas bereikt als er maatregelen worden genomen op basis van het advies van de SAM of Licentie Manager. Dat kan het kopen van aanvullende licenties zijn, het veranderen of heronderhandelen van contracten, of het initiëren van een change om software te verwijderen die niet gebruikt wordt.

Wie heeft er het mandaat en het budget voor het nemen van maatregelen om de doelstellingen van SAM te bereiken? Dat is over het algemeen niet de SAM of Licentie Manager. Wie dat wel is verschilt per organisatie en per applicatie, en de software-verantwoordelijkheid is over het algemeen behoorlijk verspreid door de organisatie. De ICT Manager draagt verantwoordelijkheid voor ICT applicaties, de Manager Finance voor de boekhoud software en de Business Unit Managers voor de business applicaties. Maar hoe zit dat bijvoorbeeld met de basis werkplek software? Is dat de verantwoordelijkheid van ICT of van de business? En het wordt nog lastiger als dezelfde software in meerdere Business Units wordt gebruikt, of bij grote organisaties in meerdere juridische entiteiten. Wie gaat er dan zorgen dat er maatregelen worden genomen op basis van het advies van de SAM of Licentie Manager?

Softline Solutions ziet bij veel bedrijven die investeren in Software Asset Management, dat het realiseren van de return on investment kreupel gaat. Dit ligt meestal niet aan de SAM of Licentie Manager, maar aan het ontbreken van duidelijk inzicht in de software-verantwoordelijkheid – de achilleshiel van Software Asset Management.

Leo Meijer | Keywords: Software Asset Management, License Management, IT processen, SAMtools, beheer software, IT beheer