Software Asset Management Expert // Blog

Weet zelf wat je aan software gebruikt!

Veel software leveranciers focussen zich naast de software(licentie) verkopen meer en meer op wat organisaties daadwerkelijk aan software hebben geïnstalleerd. Door middel van een review, true-up service of uiteindelijk een audit wordt het gebruik van software binnen een organisatie aan het licht gebracht en hoe dit samenhangt met de aangeschafte licenties.

Sommige software leveranciers maken gebruik van gecertificeerde Software Asset Management (SAM) partners om deze controles uit te voeren. Als Business Consultant binnen Softline Solutions ben ik vaak bij het creëren van inzicht in het gebruik van softwarelicenties betrokken.

Het creëren van een nulpunt, ofwel Baseline, komt als volgt tot stand: Na een kennismakingsgesprek wordt door een Technisch Consultant met gebruik van Flexera FlexNet Manager als SAM tool de omgeving gescand. Hierna worden de beschikbare gegevens verzameld en verwerkt door mij, of één van mijn Business Consultant collega’s, in een Baseline rapportage. Deze rapportage wordt daarna met de organisatie besproken, waarna een finale rapportage ontstaat. Het enige belang van de onafhankelijke SAM partner die een Baseline rapportage opstelt, is een exacte weergave geven van de licentiepositie; dus fact-checking.

Bij veel reviews komt naar boven dat er een tekort aan licenties is. De eerste reactie is meestal dat het rapport niet klopt, omdat dit toch haast niet kan. De volgende reactie is vervolgens dat men niet beter wist omdat de licentie leverende partij dit zo heeft geadviseerd. Allemaal terechte reacties. Echter:  verantwoordelijkheid nemen kan alleen wanneer u zelf ook over licentiekennis en SAM tooling beschikt zodat u als organisatie zelf de controle over uw licentiepositie heeft. Meten is weten.

Natuurlijk bent u zelf verantwoordelijk voor de licentie compliance en niet uw licentie verkopende partner. Want, wie betaalt uiteindelijk de rekening? Toch steunen nog steeds veel organisaties volledig op de kennis van licentie resellers. Steeds vaker komt het voor dat tijdens de bespreking van een Baseline rapportage ook de licentie verkopende partij van de klant aanschuift. Vaak hebben zij de klant de afgelopen jaren geadviseerd op het gebied van licenties. Zorg er echter voor dat u ook voldoende licentiekennis heeft zodat u niet 100 % afhankelijk bent van uw licentie partner. Men verwacht dat licentie advies gegeven door licentie verkopende partijen volledig onafhankelijk en gratis is. Echter hebben adviseurs van de licentieverkopende partij sales targets.

Ik ben van mening dat juiste en actuele kennis noodzakelijk is. Dat is de enige manier om echt voorbereid op een verantwoorde wijze beslissingen te nemen op het gebied van licentie compliance. Daarnaast zorgt dit vaak ook voor een daling in de jaarlijkse software kosten. Behalve dat u weet of u al dan niet compliant bent, krijgt u ook inzicht in het actuele gebruik van de software.

Vincent Smit | Keywords: Software Asset Management, License Management, SAMtools, beheer software, IT beheer, SAM as a Service, Flexera Flexnet Manager, Outsourcing