Software & IT Asset Management Expert // IT Asset Management // Stap voor stap aanpak

Stap voor stap naar volwassen ITAM

Met het inrichten van IT Asset Management (ITAM), waar Software Asset Management een onderdeel van uitmaakt, realiseert een organisatie (license) compliance, krijgen zij controle over hun IT omgeving en kunnen zij kostenbesparingen inzichtelijk maken en doorvoeren. Wanneer een organisatie een hogere mate van ITAM volwassenheid wil realiseren, is het van belang om te bepalen welke delen van het complexe geheel aan ITAM activiteiten al wel zijn ingericht, welke nog niet, en hoe deze onderling (zullen gaan) samenwerken.

Om organisaties hierbij te helpen heeft Softline Solutions op basis van meer dan 10 jaar praktische ervaring met het implementeren, monitoren en uitvoeren van strategische, tactische en operationele ITAM processen een stap voor stap aanpak ontwikkeld die modulair ingezet kan worden. Gebaseerd op de ISO/IEC standaard voor ITAM en best practisces ontstaan uit honderden klantcases, is er een pragmatische aanpak ontwikkeld met als doel om organisaties te helpen de gestelde doelen te bereiken volgens het plan en de planning die zij voor ogen hebben. Een aanpak die Softline Solutions marktleider gemaakt heeft.

Modulaire en pragmatische aanpak

Met het ITAM Assessment worden de sterke en zwakke punten geïdentificeerd in de huidige praktische uitvoering van ITAM. Aansluitend op het ITAM Assessment wordt een realistische ITAM strategie gedefinieerd voor de lange termijn met een duidelijke visie, doelstellingen, scope en meer jaren planning. Hierbij wordt aandacht besteedt aan welke korte termijn mijlpalen er moeten worden bereikt om te kunnen komen tot de lange termijn organisatie doelstellingen.  

De door Softline Solutions ontwikkelde methode om te komen tot een strategisch ITAM plan is een resultaat van jarenlange hands-on ervaringen bij ITAM implementaties en resulteert in: 

  • Inzicht in de huidige situatie (“As-Is”);
  • Inzicht in de gewenste toekomstige situatie (“To-Be”) inclusief doelen ten aanzien van de gewenste volwassenheid uitgezet over een periode van drie jaar;
  • Business case met inzicht in de eenmalige investering en de run kosten en opbrengsten van ITAM;
  • Uitgewerkt FTE model (door Softline Solutions ontwikkeld) met alle benodigde personele inzet voor het uitvoeren van de ITAM activiteiten.

Omdat elke organisatie anders is en andere doelstellingen heeft, biedt Softline Solutions een modulaire aanpak aan. 

Best practice ITAM Assessment

Het Best Practice ITAM Assessment is gebaseerd op best practicses die zijn ontstaan uit honderden klantcases uit binnen- en buitenland, gecombineerd met de meest belangrijke en relevante onderdelen uit de ISO/IEC 19770-1:2017 standaard voor ITAM. Hierdoor worden op zeer pragmatische wijze stakeholders bewust gemaakt van het belang van ITAM, terwijl op hetzelfde moment snel inzicht wordt gegeven in de huidige status van ITAM binnen de organisatie en waar de ambities liggen op de lange termijn.  

“As-Is” en “To-Be” ITAM Assessment

Om te kunnen komen tot een heldere ITAM strategie, is het belangrijk om een analyse te doen van de huidige situatie (As-Is). Afgezet tegen de toekomstige gewenste situatie en de ambities die de organisatie heeft, wordt duidelijk welke stappen er genomen moeten worden om deze doelstellingen te kunnen behalen. Het “As-Is” ITAM Assessment wordt aan de hand van praktische en interactieve workshops vastgesteld.  

In de strategie workshop wordt de gewenste toekomstige situatie geconcretiseerd. Welke technische implementatie(s) dienen wanneer plaats te vinden? Welke software publishers vallen binnen of buiten de scope? Welke software publisher heeft prioriteit boven de ander? En, welke processen binnen de ISO standaard moeten er wanneer zijn ingevuld?  

Het eindresultaat is een uitgewerkt ITAM meerjarenplan. Om ervoor te zorgen dat de juiste bewustwording en beeldvorming rondom ITAM ontstaan en er draagvlak is, worden hierbij verschillende stakeholders betrokken.  

Gebaseerd op de ISO/IEC standaard

De ISO/IEC standaard vormt een geaccepteerd theoretisch kader waardoor eenvoudig aansluiting kan worden gevonden bij elk ander (internationaal) bedrijfsonderdeel waarbij processen op basis van een ISO standaard zijn ingericht. Daarnaast biedt deze aanpak ook de mogelijkheid om op (inter)nationaal niveau ITAM processen te benchmarken. 

De ISO/IEC standaard biedt de mogelijkheid om processen te kunnen borgen en daarmee kan onder andere bewezen worden dat met de ITAM uitvoering wordt voldaan aan de doelstellingen van Corporate Governance. Over het algemeen herkennen, erkennen en accepteren software publishers daarnaast de waarde van ITAM processen die op basis van ISO/IEC zijn ingericht.  

Lees meer over de gelaagde ISO/IEC standaard.

ITAM Business Case: de ROI

Samen met één van de experts van Softline Solutions wordt tijdens een praktische workshop de return of investment (ROI) berekend, op basis van de gewenste “to-be” situatie. Welke besparingen zijn er op de lange termijn wanneer het ITAM meerjarenplan wordt uitgerold? Hoe verhouden deze zich tot de (personele) kosten van de ITAM operatie? En welke andere investeringen hangen samen met het meerjaren ITAM plan?  

Aan de hand van het speciaal door Softline Solutions ontwikkelde FTE model, de geprognotiseerde noodzakelijke investeringen en de runkosten wordt de business case gecreëerd, volledig gebaseerd op de specifieke organisatie doelstellingen op korte en lange termijn. Wellicht blijkt dat de ambities van de organisatie hoger zijn dan de capaciteit die beschikbaar is binnen het ITAM team. In dat geval kan tijdig worden besloten om het team uit te breiden (intern of extern), of dat de ambities bij dienen te worden gesteld. Lees meer over SAM Managed services, of bekijk de succesverhalen van andere organisaties.  

Strategisch ITAM meerjarenplan

Met het inzicht verkregen tijdens de interactieve en vooral pragmatische “as-is” en “to-be” ITAM Assessment workshops, omgezet in een (financiële) business case komt er duidelijkheid en eenduidigheid over de ITAM volwassenheid ambities van de organisatie en het te bewandelen groeipad. Het vastgestelde ITAM meerjarenplan, met korte termijn activiteiten en mijlpalen, biedt organisaties handvatten om praktische invulling te geven aan de uitvoering van ITAM.  

Als blijkt dat de ambities van de organisatie hoger liggen dan de werkzaamheden die binnen het ITAM team belegd kunnen worden, kan Softline Solutions’ expert team als managed service de organisatie helpen de ambities te behalen. KOm meer te weten over de impact die het verbeteren van ITAM volwassenheid heeft op uw organisatie met onze ITAM Maturity on-demand.

Lees meer over interne communicatie rondom de ITAM (proces) implementatie, en hoe een goede communicatie aanpak dit proces vereenvoudigd. “TIP of the WEEK”- 3: Creëer bewustzijn wanneer je SAM succesvol wilt implementeren.
In deze “TIP of the WEEK”- 44: creëer bedrijfsawareness voor ITAM, wordt ingegaan op hoe u aandacht kunt vragen rondom vraagstukken als financiële risico’s en optimalisatie van IT uitgaven.  

Stap voor stap aanpak

 

Met het inrichten van IT Asset Management (ITAM), waar Software Asset Management een onderdeel van uitmaakt, realiseert een organisatie (license) compliance, krijgen zij controle over hun IT omgeving en kunnen zij kostenbesparingen inzichtelijk maken en doorvoeren.

 

Maak kennis met ons