Software & IT Asset Management Expert // Over ons // Referenties // Success story: reaching SAM Goals // Softline @ Signify

Success story: reaching SAM Goals // Softline @ Signify

De Signify SAM reis tot dusver kan worden samengevat als een waar succesverhaal, met als resultaat een indrukwekkende risicoreductie en kostenvermijding in minder dan 1,5 jaar. Signify heeft de compliance van softwarelicenties onder controle, waardoor significante (financiële) risico's worden vermeden.

Belangrijke factoren die hebben bijgedragen aan het realiseren van deze uitkomst

  • Goed gedefinieerde governance en ondersteuning door het management binnen Signify;
  • Goede samenwerking tussen de Signify SAM experts, de processtakeholders en service provider Softline Solutions;
  • ISO / IEC 19770-1 als de standaard best practice;
  • Implementatie van tools die de gedefinieerde processen perfect ondersteunen;
  • Aanvankelijke focus op volledigheid en kwaliteit van data.

Van links naar rechts: Rick Hendriks (Software Asset Manager @ Signify), Jan van Kalkeren (Service Delivery Manager @ Softline Solutions), Dennis Montanje (Managing Director Softline Solutions Northern Europe), Ellen de Belder (Head IT Quality, Risk & Compliance @ Signify)

Uitgangspunt: Governance & organisatie

Signify, voorheen bekend als Philips Lighting, is in 2016 afgestoten van Koninklijke Philips. Het uitgangspunt voor Software Asset Management kan als volgt worden samengevat: 

1. Een Software Asset Management (SAM) team werd gevormd door de licentie-experts die van Royal Philips naar Signify zijn overgegaan, aangevuld met door Softline Solutions geleverde Software Asset Management services, die als volgt zijn onderverdeeld: 

  • Signify SAM Team, bestaande uit interne en externe SAM experts: Verantwoordelijk voor de SAM visie & strategie ontwikkeling, audit uitvoering, software contracting, risico & provisie management, afstemming met stakeholders en software publishers. 
  • Software Asset Management project en -service door Softline Solutions: verantwoordelijk voor de implementatie en uitvoering van de SAM service (SAM compliance rapportage, risicobeperkende acties, onderhoud van tools, bestellen en registreren van software). 

2.Er is een Corporate Management verklaring opgesteld om het belang van softwarelicentie compliance te benadrukken:

  • Compliance van softwarelicenties is essentieel voor de bedrijfsvoering van Signify
  • Signify streeft ernaar om het Software Asset Management proces en de uitvoering ervan voortdurend te verbeteren
  • Signify sluit aan bij de best practices zoals beschreven in ISO / IEC 19770-1.

3. De meeste softwarecontracten werden opgesplitst en licenties werden overgedragen aan Signify (om de licentie baseline te definiëren)

4. Het contract voor Software Asset Management tooling dat is afgesloten met Flexera's FlexNet Manager Suite for Enterprises (FNMS)

Uitgangspunt: Doel

Het beheer, het proces en de tooling van Software Asset Management moesten worden opgezet voor het nieuwe Signify, inclusief het identificeren en aanpakken van mogelijke licentieproblemen. De ISO/IEC 19770-1: 2017 standaard voor ITAM moest als richtlijn worden gebruikt. 

Uitgangspunt: Te overwinnen uitdagingen

Bij de start van het project was de splitsing van de Royal Philips / Signify infrastructuur op verschillende niveaus nog aan de gang, terwijl Flexera's FlexNet Manager Suite for Enterprise (FNMS) de eerste applicatie was die in het nieuwe Signify domein belandde (bijv. devices die eigendom zijn van Signify vs. Royal Philips). Ook was de opsplitsing van softwarecontracten en de overdracht van softwarelicenties aan de gang, maar nog niet volledig afgerond. 

  • Er waren uitdagingen binnen de datacenters om de Flexera agent te installeren en om Oracle databases en vCenters verbonden te krijgen.  
  • De recognition data van Flexera FNMS moesten worden herzien en bijgewerkt voor veel reconciliations, om ervoor te zorgen dat de compliance rapporten betrouwbaar zijn (geleverd als een managed service van Softline Solutions). 

 

Bereikte mijlpalen

Op organisatieniveau

Een sterk partnerschap tussen leverancier Softline Solutions, met jarenlange ervaring en expertise direct uit het veld, en de Signify Software Asset Management experts. 

  1. Nauwe betrokkenheid tussen de SAM functie, stakeholders van IT Operations en de Signify Business resulteerde in het realiseren van de algemene doelstellingen. 

  2. Hoog compliance niveau bereikt op ISO/IEC 19770-1: 2017 (+ 80% conformiteit). 

Op procesniveau

Licentie compliance managementproces van kracht en ondersteund door gestandaardiseerde templates, waardoor de informatie makkelijk vindbaar en begrijpelijk is voor alle stakeholders. 

  1. Centrale aankoop en registratie van softwarecontracten en licenties. 
  2. Gestandaardiseerde meting en rapportage van licentie compliance voor de top 20 software publishers. 
  3. Maandelijks risico-identificatieproces voor de volledige leverancierslijst (= niet-top 20), wat resulteert in onboarding van de publisher in het SAM proces waar nodig. 
  4. Een volwassen onboarding- en intakeproces voor publishers, resulterend in een gecentraliseerde opslag voor SAM-gerelateerde data, geordend per publisher en aangevuld met een up-to-date Vendor Facts sheet. 

Op SAM & ITAM tooling niveau

FNMS tooling en -infrastructuur geïmplementeerd en operationeel, tooling dekking en nauwkeurigheid voortdurend gecontroleerd (inventory data, organisatorische en geografische gegevens, software entitlements, Oracle DB verbindingen, SAP systeemverbindingen en VMWare vCenter verbindingen, application recognition data). 

  1. Verzoekafhandeling en incidentbeheer geïmplementeerd voor Software Asset Management. 
  2. Kanban boards geïmplementeerd en operationeel voor risicobeperking en landscape cleanup acties. 

Op dataniveau

  1. Alle softwarecontracten en licenties correct geregistreerd in Flexera FlexNet Manager Suite. 
  2. Asset inventory via FNMS, volledige wereldwijde dekking (meer dan 70 landen). 
  3. SAM gerelateerde publisher- en contract masterdata vastgelegd in vendor fact sheets en beschikbaar voor alle stakeholders in het SAM proces. 

De belangrijkste succesfactoren delen tussen vakgenoten

  • Governance en ondersteuning van het senior management zijn essentieel
  • Goed stakeholdermanagement:

    • Creëer bewustzijn voor SAM en SAM processen binnen alle niveaus van het bedrijf
    • Spreek SAM processen en data delivery af met uw externe serviceproviders
    • Stel kleine multidisciplinaire teams samen die kunnen beslissen en snel kunnen handelen geval van problemen

  • Reikwijdte: begin bij de top software publishers, maar om onverwachte kosten te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat u een proces heeft geïmplementeerd dat u waarschuwt wanneer er zich risico's voordoen in de lijst met software publishers.
  • Tooling: controleer altijd de uitkomst van de SAM tooling, bijvoorbeeld: betrouwbare compliancerapportage vereist validatie van de recognition data ingebed in de SAM tooling (dossier- en installer bewijs)
  • Vanwege de complexiteit en de aansprakelijkheid: in-house SAM expertise is een noodzaak tussen een SAM Serviceprovider en het bedrijf. Introduceer een meer-ogen-principe voordat u een compliancestatus en de volgende stappen die moeten worden genomen finaliseert!

Bijkomende resultaten

  • Licentierisico's geïdentificeerd en aangepakt, wat heeft geleid tot een aanzienlijke afname van de financiële voorziening voor licentie-inbreuken sinds de introductie van het bedrijf.  
  • Top 20 software publishers onder controle (= nul of verwaarloosbare risicoblootstelling, en gewenste auditresultaten) en contracten geoptimaliseerd.  
  • ISO / IEC 19770-1 conformiteit is gestegen van 17% naar 81% (bijv .: Tier 1: betrouwbare datascores> 90%).  
  • Volledige datatransparantie met een zeer hoge mate van volledigheid door middel van Flexera inventory; Software Asset Management fungeert als een betrouwbare databron voor andere IT processen (bijv .: Architectuur, CMDB, IT Security, projecten). 

Ellen de Belder: Head IT Quality, Risk & Compliance @ Signify

" In de loop der jaren heeft Softline Solutions bewezen een echt betrouwbare adviseur en deskundige partner te zijn die ons heeft geholpen op onze reis om een volwassen SAM organisatie te worden. De gestelde doelen waren hoog, maar als team waren we in staat om aan alle gestelde verwachtingen te voldoen en op sommige gebieden zelfs te overtreffen. 

Met het gebruik van het Softline Solutions' House of ITAM® dat gebaseerd is op de ISO/IEC 19770-1:2017 standaard voor ITAM, is het perfecte kader vastgesteld. Het hielp ons om de geplande activiteiten op een ordelijke manier te visualiseren en het stelde Signify in staat om de voortgang van de totale ITAM volwassenheid te meten. Een toetsing aan ITAM 19770-1:2017 start elk nieuw jaar en levert input voor het stellen van doelen voor Software Asset Management. 

Na de afronding van het project en de eerste jaren van de dienstverlening hebben we samen het succes gevierd en zijn we een nieuw driejarig contract overeengekomen voor de levering van IT Asset Management Services. 

Een SUCCESSVOLLE implementatie van VOLWASSEN Software Asset Management was geen 'walk in the park', maar als TEAM, met de juiste EXPERTISE en VOLHARDING, hebben we ervoor gezorgd dat het WERKT! ” 

Wilt u meer weten over wat wij voor u kunnen bereiken?

Contact us!